Tu Productividad

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Recopilando con Gmail a Google Docs


Puedes contar con una excelente herramienta de recopilación generando formularios desde  google docs para posteriormente enviarlos por gmail. Cómo funciona esto?, es muy simple: si tienes tus listas de tareas en una planilla de cálculo de google docs, puedes crear un formulario con los campos que usas y simplificar con ello la etapa de recopilación en tu sistema de productividad personal. Sigue estos sencillos pasos:
1. En la hoja de cálculo en Google Docs ir a Herramientas> Crear formulario en el menú.

2. Editar el formulario para agregar los elementos de tu lista de tareas: descripción, contexto, fecha, etc...

3. Clic en "Enviar este formulario" para enviar por correo electrónico a tu cuenta gmail.

Cada vez que quieras agregar una tarea a tu lista, no es necesario que entres a la planilla de cálculo. solo lo puedes hacer completando el formulario ya enviado a tu correo y reenviarlo, con esta acción tu nueva tarea se agregará a tu l...

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No tienes tiempo para meditar?, comienza con un minuto.



Esa es la propuesta que hace Martin Boroson en su libro, puedes aplicar este simple método de meditar durante un minuto cuando sea necesario durante tu día. Es tal vez una buena solución para quienes quieran experimentar esta maravillosa experiencia, pero que tal vez los métodos tradicionales los abrumen.
Aquí un vídeo muy explicativo del método propuesto por Martin.






Fotografía : Flicker...

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Cómo van tus objetivos?





Recuerdas ese listado de objetivos por cumplir que definiste a fines del 2011 o comienzos de este año?, cuánto has avanzado con ellos?, cuántos han comenzado?, cuántos siguen con cero avance?
El monitoreo y control de los objetivos a través de los proyectos que hemos definido para llevarlos a cabo es esencial, pero basta con saber el avance solamente?
Las cosas cambian, debes adaptarte.
No lo tenías presupuestado y te cambiaste de trabajo, o tuviste que enfrentarte a un gasto no pensado, iniciaste un nuevo negocio o hobbie? Todo cambia y debemos tener la capacidad de adaptarnos y actualizar nuestra lista de proyectos si es que alguno de ellos ya no queremos realizar o tenemos que postergar o reemplazar por otro.
Placer o deber?, diferencias tus objetivos?
Porqué hacemos lo que hacemos?, por necesidad o deber y porque solo queremos hacerlo, nos gusta y hace bien. Esta diferencia entre deber y placer está reflejada en tu lista de obj...

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Una base de conocimientos de productividad personal



Existen hoy en día en la web una gran cantidad de sitios y recursos respecto a como mejorar la productividad personal: Ebooks, blogs, videos, artículos, etc. producidos por expertos en diferentes aspectos de la productividad y la gestión personal. Pero qué sucede cuando queremos profundizar en un tema en particular?, esta base de conocimientos virtual no está estructurada para poder de manera rápida consultar un tema específico. Respecto a esto, he encontrado un sitio que en parte estructura todo este conocimiento y lo comparte de manera interactiva a través de un gran mapa mental. Simply Business ha recopilado herramientas, artículos y vídeos de productividad y organización personal y los ha dispuesto de manera creativa a través de diversas temáticas generales como por ejemplo: Carga de Trabajo, Viajes, Email, Colaboración, Reuniones, por lo cual puedes fácilmente navegar por uno de los temas que te interese y profundizar en ellos a través de una serie de recursos. Enjo...

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Gestión Personal cumple 2 años



Es para mi una gran alegría y motivo de satisfacción escribir este post solo para dar las gracias. Este blog va a cumplir ya los 2 años desde que el 15 de Mayo del 2010 saliera a la luz  el primer artículo titulado: "Productividad en Casa y en el Trabajo".
Desde ese día me he propuesto publicar a lo menos un  par de post al mes, para compartir mi experiencia en la adopción de GTD y cómo esta metodología ha mejorado mi productividad y con ello la  posibilidad de  cumplir con mis objetivos y a la vez disponer de precioso tiempo para seguir mejorando tanto a nivel profesional como personal.
Aunque escribir sea un trabajo solitario, los comentarios, los retweet y los correos electrónicos, han hecho de esta actividad una fuente inagotable de interacciones y por ende  un trabajo global y altamente colaborativo. Qué duda cabe, la comunidad de los "getedistas" está constituida por grandes tipos generosos, ...

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One Note y Outlook, una pareja perfecta?




Si trabajas en una empresa con políticas de uso de software estrictas, lo más probable es que utilices alguna de las versiones de Microsoft Office como herramienta de productividad personal, si esto es así, presta atención a este post que puede ser de mucha utilidad en tu trabajo. Si bien One Note y  Outlook son aplicaciones separadas dentro de la misma suite, es posible vincularlas generando un flujo de trabajo del tipo: Lista de Proyectos--->Tareas asociadas a Proyectos---->Tareas al Calendario.
Paso 1
Usa One Note para generar tu lista de proyectos


Paso 2
Traspasa las tareas de tus proyectos a Outlook (click botón derecho sobre la tarea)

Paso 3
Asigna una fecha de realización a tus tareas

Paso 4
Administra tus tareas en una vista integrada con el Calendario de Outlook


Imagen: Flickr
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Hábitos Poderosos

Sabemos que al propiciar buenos hábitos en nuestra vidas podemos lograr cosas importantes: hacer más deporte, leer más, estudiar mejor, etc. Sin embargo los hábitos también pueden ser llevados a un nivel mayor como por ejemplo organizaciones o empresas que logran a través de ellos grandes logros. Sobre esto y mucho más trata el libro "El Poder del Habito, porqué hacemos lo que hacemos en vida y en los negocios." de Charles Duhigg, reportero del New York Times y que ha profundizado a través de una interesante investigación acerca de la importancia de los hábitos y cuáles son los elementos de nuestro cerebro que se organizan para que logremos aquello que queremos. Adjunto un vídeo del propio autor hablando de su libro y espero lo puedan leer, yo lo comencé ¡ , para poder comentar su contenido.
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El mejor método de productividad



Uno de mis blogs favoritos es Lifehacker, es un enorme compendio de consejos, trucos y técnicas para hacer más fácil la vida y entre ellos muchos son relacionados con la productividad.
Hace unos días Lifehacker lanzó una encuesta a sus lectores, ¿Cuál es el mejor método de productividad?, las respuestas son variadas y algunas muy ingeniosas.
Para ver los resultados, este es el link del post y sus comentarios.

Estás de acuerdo con los resultados?

Foto: Flickr...

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La lista única en casa II




Una de las entradas más visitadas de este blog se titula La lista única en casa, siempre me ha intrigado el porqué de su popularidad, tal vez sea por que da pistas acerca de cómo desarrollar un sistema para gestionar nuestras tareas dentro del hogar complementario a lo que podamos tener en nuestro trabajo u oficina en donde las herramientas de ofimática, software y sistemas abundan. También creo que por mucho tiempo nos hemos esforzados por ser buenos empleados y trabajadores, responsables y productivos, pero nada de ello ocurre dentro de las paredes de nuestro hogar, por tanto hacernos cargo de ello es una tarea imprescindible y cualquier ayuda al respecto es bienvenida. Los expertos aconsejan tener un solo sistema para gestionar todas nuestras tareas y proyectos, pero generalmente en las empresas se establecen restricciones y políticas que nos obligan a tener dos espacios separados, sin embargo, si aplicamos la misma metodología para gestionar, ya sea GTD u o...

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Ponle colores a tu proyectos





Cuántos de tus proyectos están orientados a hacerte feliz a ti y a tus cercanos?
Cuando nos enfrentamos a un nuevo año o un nuevo período, pensamos en perspectiva qué queremos lograr o qué queremos llegar a ser, este ?deber? no siempre va ligado a las cosas que nos hacen felices, por el contrario, muchas veces son cosas que nos cuestan y mucho: ahorrar, hacer ejercicio, levantarnos más temprano, mejorar nuestro inglés, etc, pero cuantos de nuestros proyectos solo los definimos ...para ser felices aquí y ahora?
Convengamos eso sí, que todo lo que hacemos tiene como norte nuestra felicidad y la de nuestra familia, a no ser que seamos masoquistas o tacaños...,pero generalmente esto tiene un retorno muy distante, a años plazo...que cuando me jubile, que cuando ahorre lo suficiente para la casa en la playa...etc.
Mira tu lista de proyectos y define cuáles son por deber y cuáles son por placer y coloréalos, abundan los por deber, cierto?, a...

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Recopila más rápido con notas de voz



Para ser productivos y bajar nuestros niveles de estrés, es importante vaciar nuestra mente de ideas y cosas por hacer, éstas deben recopilarse y organizarse en listas adecuadas. Hasta aquí todo bien si estamos en nuestro escritorio con nuestro computador o con nuestro cuaderno de notas al alcance de la mano, sin embargo qué sucede cuando vamos en bicicleta o conduciendo nuestro auto y se nos ocurre una brillante idea que sabemos se nos olvidará en dos minutos?.
En estas situaciones y otras que nos pueden suceder, necesitamos un método ágil y efectivo para tomar notas, como generalmente tenemos a mano nuestro Smartphone, podemos salir del paso utilizando las funciones de notas de voz que todos estos dispositivos incorporan hoy en día.
La nota de voz equivale a una nota de texto y la puedes agregar a tu lista de próximas acciones o programarla para después si es una idea que requiere ser refinada.
Si a la función de nota de voz le asociamos una aplic...

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Buenos deseos



Fin de año es el tiempo propicio para mirar lo que hemos realizado y establecer nuevas metas. Generalmente durante estas fechas muchas personas declaran buenos deseos que esperan se cumplan en el trascurrir del año venidero, pero la realidad es dura y muchos sino todos estos deseos se convierten en nada, sólo fueron frases lanzadas al aire en medio de un ambiente de cambio de año.
Cómo lograr que estos deseos se realicen?, a continuación te dejo un par de consejos para conseguirlo.
1. Piensa en los deseos como proyectos y no como ideas abstractas, en ese sentido utiliza los métodos disponibles para elaborar correctamente estos objetivos y llevarlos a cabo.
2. Haz un listado de proyectos y compártelo con tus cercanos, escribir por un lado te obliga a elaborar con más detalle qué quieres y comunicar por otro lado, te compromete ante los demás a llevar a cabo la iniciativa.
3. Una vez definidos los proyectos define cuál es la próxima acción, est...

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Hábitos Saludables



Esta época es un buen momento para definir y planificar los proyectos que realizaremos el próximo año, por ejemplo: aquellas iniciativas que tienen que ver con nuestro desarrollo personal, vamos a profundizar algún conocimiento nuevo?, tomaremos algún curso o taller?, qué libros queremos leer?; también es un buen momento para definir si vamos realizar alguna inversión importante, un nuevo auto o tal vez vender el que tenemos?; nuestra casa requiere una mantención?, será necesario cambiarnos a otra?, etcétera.
Sin embargo hay un aspecto en nuestras vidas que no siempre está presente en los proyectos y planes y es la máquina más importante que tenemos: nuestro cuerpo.

Cuánto tiempo inviertes en actividades relacionadas a tu salud?, si es muy poco, tal vez mirando lo meses que vienen del próximo año sea una buena instancia para remediarlo.
Define el cuidado de tu salud como un proyecto a realizar, establece qué objetivo deseas lograr y agrega estas act...

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Días productivos





La  clave del éxito del método GTD es la realización de la revisión semanal, instancia en la cual revisamos, evaluamos, pulimos nuestro sistema y miramos en perspectiva nuestros proyectos tanto laborales como personales. Como su nombre lo indica, la revisión es semanal, pero qué sucede si esta no ocurre?, cuando el tráfago de tareas y proyectos me impide mirar en detalle mi sistema de productividad?. Es probable que si la revisión no es constante en el tiempo, pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo, la revisión semanal te permite relacionar los proyectos con tus próximas acciones y mirar en perspectiva tus actividades, no realizar la revisión semanal puede hacer que nuestro sistema sólo sea un conjunto de listas de cosas por hacer sin un sentido definido.
Cómo lograr entonces cumplir con este evento semana a semana?
Lo primero es elegir bien el día y la hora, una vez realizada esta elección, agendar este compromiso en nuestro ca...

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Malas prácticas que matan la productividad




Muchas personas sienten que no rinden bien en su trabajo, que su día es corto para hacer todo lo que necesitan hacer, que los interrumpen demasiado, que...un largo etcétera.
Cuáles son algunos de esos errores que se cometen de manera permanente, cuales son esas malas prácticas que atentan contra la productividad?.
Quién tiene el control, tú o los demás?
No definir ni organizar nuestro trabajo mediante una pauta previa es como salir a la calle con lluvia sin paraguas, te vas a mojar y en el trabajo son otros los que tomaran el control por ti.
Cada día debes organizarlo con antelación, es cierto que existen las urgencias y los cambios de planes, pero te aseguro que la mayor parte de las veces el plan funcionará.
Una lista de actividades priorizadas, te dará el control necesario para pilotear tú la nave y no los demás.
El motorcito del correo electrónico no cesa y te desenfoca
Vivir mirando la bandeja de entr...

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Calendario Compacto para Windows 7



El Calendario Compacto es una excelente herramienta para planificar, ya que en una sola vista tienes el año completo lo cual te permite marcar actividades a realizar sin perder de vista los meses anteriores. A diferencia de un calendario normal en donde cada hoja es un mes, el calendario compacto agrupa todos los meses en una matriz que te permite identificar claramente los días del mes y el número de la semana.
El autor del Calendario Compacto es David Seah, diseñador y desarrollador quien escribe sobre estos temas en su interesante blog.
El Calendario Compacto originalmente fue desarrollado para ser impreso, ya sea como documento en pdf o planilla excel y ya a estas alturas existen varias versiones por países agregando sus propios días festivos.
Hace una semanas David Seah publicó en su blog el desarrollo de un gadget para windows 7 de su calendario compacto, lo cual es una magnífica noticia para quienes usamos este sistema operativo de tener el calendari...

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Cuánto tiempo inviertes en organizarte?





A menudo escuchamos las siguientes frases de personas que no les alcanza el tiempo para hacer lo que se supone deben hacer:

-Necesito un día de 25 o más horas ¡

-Me paso todo el día corriendo ¡

-Solo apago incendios ¡

-No tengo tiempo para nada ¡¡¡¡

?.y un gran etcétera....

La pregunta es: ¿Cuánto tiempo inviertes en organizarte?

La solución al problema de la supuesta falta de tiempo es paradojalmente tiempo, tiempo invertido en organizarnos.

Si reservamos unos minutos a mirar en perspectiva lo que tenemos que hacer para tomar el control de la situación, indudablemente que estaremos mejor organizados, esto no requiere horas y horas de planificación, sino unos cuantos minutos.

¿Cómo hacerlo?

A primera hora de la mañana haz un listado de todo lo que debes hacer en el día, la idea es que vacíes tu cabeza, pásalo todo a un papel (10 minutos)  ...

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Proyecto 333, una evaluación


Estoy iniciando ahora en Octubre mi segunda temporada con el Proyecto 333, es temporada primavera en esta parte del planeta por lo que la selección es menos compleja que en el período de invierno.
La primera temporada con el 333 fue en los meses de Abril, Mayo y Junio de este año, temporada de otoño y transición a los meses de frío. Mi intención era partir en el verano de este año, es decir: Enero, Febrero y Marzo, pero al ver el primer inventario de ropa que tenía (en uso, guardada y en desuso) quedé abrumado por lo que decidí en primer lugar ordenar el caos y posteriormente elegir.


Mirando en perspectiva esta primera experiencia con el 333, aquí van un par de conclusiones a modo de evaluación:
1. Domesticar el Armario
El consumo de algo tan íntimo y personal como la ropa es por excelencia tal vez el consumo más irracional que podemos efectuar  ya que tiene que ver con nuestra autoimagen, con aquellas inseguridades y compulsiones q...

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Calendario Familiar

Cuando hablamos de productividad, lo hacemos desde la dimensión personal, es decir, las actividades realizadas de manera eficiente: planes, proyectos, tareas y hábitos individuales que nos ayudan a logra nuestros objetivos de vida.
En general el modelo de la productividad personal opera bien en este esquema, pero qué sucede a nivel familiar?, puedes influir con tu "productividad" al resto de la familia?



Es probable que no, y si intentas hacerlo es probable que experimentes un rotundo fracaso, del mismo modo que si intentas hacerlo con tus compañeros de oficina.
Y la razón obedece a que esto es parte de un proceso de maduración, es un cambio personal que toma tiempo, no puede ni debe ser impuesto, debe ser descubierto y asimilado.
Sin embargo existen algunas técnicas y herramientas que pueden ayudar a que este descubrimiento sea más rápido por parte de nuestro entorno, en esa línea he visto que el calendario familiar de pared,...

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Equilibrar la vida laboral y la vida, puede no ser tan difícil.




Muchas veces nos preguntamos cómo equilibrar la vida laboral con la vida familiar, es posible aquello?, es posible ser productivo en el trabajo y en la casa?, es posible lograr mis objetivos en el trabajo y tener una vida plena con quienes quiero?
Esta dicotomía trabajo/familia nos genera innumerables problemas, pero es tan difícil de lograr el equilibrio, es posible?
Este video de Nigel Marsh en Ted.com, nos entrega algunas pistas de como lograrlo y que de verdad, no es tan difìcil como parece.





Click aquí para ver el vídeo

Imagen: Dreamstime...

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