Tu Productividad

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Nueva app móvil para iPhone y Android

Este fin de semana hemos sacado la nueva aplicación móvil de versión Beta y la hemos convertido en la nueva app oficial de FacileThings, versión 2. Aunque todavía es (y siempre lo será) un trabajo en curso, creemos que ya es una app mucho mejor que la versión anterior 1.

La nueva app se encuentra disponible para iPhone (App Store) y Android (Google Play) bajo el nombre de FacileThings 2. Ésta es una aplicación completamente nueva, por lo que tendrás que descargarla de la tienda (no se actualizará automáticamente sobre la versión 1).

Vamos a dar un repaso a las características actuales de la nueva app.

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Porqué te quedas atascado en el status quo

Todos nosotros, en mayor o menor medida, somos víctimas del efecto predeterminado (default effect). Cuando nos encontramos ante una cantidad de opciones para elegir, entre las cuales ya hay una opción predeterminada—una elección por defecto—, la mayoría de nosotros nos quedamos con la opción estándar. Es decir, elegimos no elegir.

Es verdad que los valores por defecto nos hacen la vida más fácil, ya que evitamos tomar muchas decisiones de manera activa. Algunas decisiones son tan complejas—¿cómo elegir un buen plan de jubilación? ¿o un seguro de vida?—que agradecemos que exista una opción predeterminada a la que acogernos.

Renegociar los acuerdos ya existentes (entre amigos, en el trabajo, con la compañía telefónica, etc.) puede reportar grandes beneficios, pero, admitámoslo, es una tarea dura y muchas veces desagradable.

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Priorización moderna

No importa que estés dirigiendo un negocio u organizando las vacaciones de tu familia. Priorizar sobre una multitud de opciones disponibles es una de las decisiones que más valor aporta al desarrollo de tu vida cada día. Lo haces constantemente, con grandes y pequeñas cosas, a veces de manera meditada, otras veces de manera más intuitiva.

Observas todas las posibles opciones y eliges las que consideras que deben tener tu atención inmediata o en un futuro próximo. Priorizas a todos los niveles: en los quehaceres diarios, en los proyectos en que te embarcas, en tus objetivos a largo plazo… Quieres estar haciendo lo correcto en cada momento.

En el mundo laboral, la forma tradicional de priorizar consistía en evaluar las opciones disponibles y clasificarlas con una letra o un número que indicaba la importancia de ejecutar esa opción en ese momento, con respecto al resto de opciones que también estaban presentes en ese mismo momento. Después, se seguían a rajatabla esas...

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Convención sobre configuración

Convención sobre configuración es un concepto sencillo que se utiliza principalmente en programación. Significa que el entorno con el que trabajas (sistemas, librerías, lenguaje, etc.) asume una gran cantidad de situaciones lógicas por defecto, de modo que si te adaptas a ellas en vez de crear tus propias reglas cada vez, programar se convierte en una tarea mucho más sencilla y productiva.

El objetivo es decrementar el número de decisiones que tiene que realizar el programador y eliminar la complejidad de tener que configurar todas y cada una de las áreas de desarrollo de una aplicación. La consecuencia inmediata es que puedes crear muchas más cosas en menos tiempo.

Entornos de programación de gran éxito como Ruby on Rails se basan en este concepto. Si sigues las convenciones establecidas, puedes desarrollar una aplicación Rails en mucho menos tiempo y con muchas menos línea de código de las que necesitarías para desarrollar una aplicación web similar en Java, por ej...

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Micro-tareas. El placer de tachar

Es un hecho. Tachar tareas, o marcarlas como hechas con un simple ? dentro de una lista de tareas pendientes te hace sentir muy bien.

La razón es que, cada vez que reconoces una tarea o proyecto como terminado, tu cerebro suelta una carga de dopamina, un neurotransmisor que se encarga de generar sensaciones de logro, satisfacción y felicidad. Esta descarga de dopamina no solo te hace sentir bien, sino que te motiva para seguir completando tareas y alargar esa sensación tan placentera.

Pero esto, de por sí, no te ayuda a ser más productivo. Todo lo contrario. Si no conoces cómo funciona tu cerebro y no ejerces algo de control sobre él, este fenómeno te llevará siempre a tratar de hacer las tareas más pequeñas y fáciles de tu lista de próximas acciones. Y lo peor es que te sentirás muy bien, tendrás la sensación de que has hecho muchas cosas (lo cual es cierto) y creerás que has tenido un día muy productivo (lo cual no es cierto).

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Qué es "Satisficing" y cómo afecta a tu productividad personal

?Satisficing? es un término acuñado por el economista Herbert Simon en 1956 para el que no he encontrado ninguna traducción al español 1. En realidad es un cruce entre las palabras ?satisfying? (satisfactorio) and ?sufficing? (suficiente), y viene a decir que, cuando tenemos que tomar una decisión, en general no perdemos mucho tiempo evaluando todas las posibles opciones, sino que elegimos la primera opción razonable que encontramos.

Podríamos pensar que, cuando nos enfrentamos a un problema, el modelo lógico para tomar una decisión sería: (1) recopilar toda la información posible, (2) identificar todas las soluciones posibles, (3) compararlas y (4) elegir la mejor. Sin embargo, Gary Klein, autor de Sources of Power: How People Make Decisions, comprobó después de estudiar durante una década cómo se toman las decisiones en situaciones críticas—poco tiempo, poca información y condiciones cambiantes—, que no se suelen hacer apenas comparaciones. Cogemos la prim...

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¿Por qué quieres practicar GTD?

?Donde no hay visión, el pueblo perece.? ~ Proverbio

Sin duda, hay personas que tienen un mayor deseo de estar organizadas, de tenerlo todo bajo control. Son personas que necesitan saber cómo es el mapa sobre el que se mueven, hacia dónde quieren ir y en que posición se encuentran en todo momento.

Otras personas, sin embargo, quieren estar organizadas porque su vida resulta un tanto caótica y han visto en alguna parte—leído u oído—que un determinado método o herramienta o aplicación puede ayudarles a controlar mejor la situación, simplemente porque ya ha ayudado a otras personas.

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Un consejo para tus vacaciones

Ya están aquí las vacaciones, un momento fabuloso y totalmente necesario para relajarte, disfrutar y renovar tus energías. Ya hablé el año pasado sobre la importancia de las vacaciones para recuperar el nivel de atención que necesitas el resto del año para ser eficiente en tu vida. Hay estudios que demuestran que la mayoría de la gente tiene una mejor perspectiva de su vida y están más motivados para alcanzar sus metas después de unas vacaciones, por cortas que éstas sean.

Creo que tampoco es ya necesario resaltar lo importante que es descansar para ser realmente productivo, así que me voy a centrar en otra faceta de tus vacaciones que deberías explotar: tu estado mental.

Cuando te vas de vacaciones tu estado mental cambia radicalmente. Seguramente pasarás tus vacaciones en un lugar distinto al que estás habitualmente. Van a ser unos días en los que tu cabeza va a funcionar de manera un tanto especial. Vas a preocuparte mucho menos de hacer y mucho más de pensar, au...

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¿Ayuda la música a mejorar tu productividad?

Cuando estamos trabajando suele haber un ruido ambiental que nos distrae de manera intermitente y nos aleja de terminar la tarea que tenemos entre manos. Cada vez que un ruido o una conversación ajena te distrae, tu cerebro sufre una pequeña desconexión del trabajo que estás realizando y necesitará algunos segundos—puede que algunos minutos—para reconectar y continuar la tarea en el punto en que te habías quedado.

Dependiendo del esfuerzo mental que requiera la tarea en cuestión, la pérdida de productividad puede ser mayor o menor. Pero es evidente que, a lo largo de una semana, la suma de todas esas pequeñas interrupciones externas suponen un tiempo precioso. Con ese tiempo podrías haber terminado antes algunas cosas—y disfrutado de una semana más tranquila, con todo bajo control—o haber hecho más cosas durante la semana—y aumentado tu efectividad y productividad personal.

En ocasiones un ambiente demasiado tranquilo tampoco ayuda a entrar e...

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La aversión a la pérdida como motivación

En el año 2010, un grupo de economistas hicieron un estudio para buscar la manera de incentivar a los profesores del sistema educativo americano para que se esforzaran más, rindieran más y mejor y, como consecuencia, sus alumnos alcanzaran un mayor rendimiento académico.

El incentivo no era nada novedoso, puesto que se trataba de entregar a los profesores una prima adicional según el rendimiento de sus alumnos. Pero la forma de obtener esa prima fue diferente, al menos para la mitad de los profesores sobre los que se hizo el estudio. La mitad de los profesores recibió la prima completa al principio del curso, de modo que tendrían que devolver la parte que no les correspondiera al final. La otra mitad, a la manera tradicional, recibiría la prima al final del curso en función de su buen hacer.

Al final del curso resultó evidente que los alumnos de los profesores que habían recibido la prima de forma anticipada obtuvieron mejores resultados que los alumnos cuyos profesores re...

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La Revisión Semanal, revisada

Hace ya algo más de un año que desarrollamos la guía para realizar la Revisión Semanal en nuestra aplicación GTD, FacileThings. Se trata de una herramienta que proporciona la estructura de trabajo adecuada para ayudarte a consolidar el hábito de revisar.

Durante este tiempo hemos encontrado diferentes puntos de mejora, en buena medida a gracias al feedback recibido de nuestros usuarios, y ha llegado el momento de aplicarlas.

Así que aquí tienes las mejoras que vas a encontrar la próxima vez que hagas tu Revisión Semanal:

Revisión de Proyectos

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La lista ?Esta Semana No?

La Revisión Semanal es uno de los hábitos fundamentales de GTD más difíciles de establecer. Todo sistema organizativo tiende a la entropía y mucha gente no logra tomar conciencia de lo importante que es mantener su sistema limpio y actualizado para poder confiar en él sin reservas.

Cuando te saltas la revisión una semana, tu sistema empieza a alejarse de tu realidad. Contiene acciones e información que ya no son relevantes, proyectos desactualizados, cosas que no están donde deberían, y se convierte en incompleto, ya que hay cosas que todavía están en tu cabeza pero no en el sistema. Cuando te has saltado la revisión durante tres o cuatro semanas, tu sistema ya no hay por donde cogerlo y, como consecuencia, lo abandonas, te caes del vagón.

Es en ese punto donde algunos dicen “GTD es demasiado complicado” o ?GTD no es para mi?. Lo cierto es que ni GTD ni ninguna otra forma de organización va a funcionar si no mantienes la información limpia, clara, ac...

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FacileThings: Registro de Cambios (Julio 2015)

Aquí tienes una lista de pequeños cambios y errores solucionados que hemos realizado sobre FacileThings en las últimas semanas:

Barra lateral fija

En nuestra última actualización, la gestión de proyectos con Kanban Personal, introdujimos en la sección de Proyectos una línea divisoria para independizar el scroll del menú de la izquierda y el contenido de la página. También extendimos el uso de esta barra lateral fija al resto de secciones, ya que proporciona un mayor control sobre lo que quieres visualizar.

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Cómo gestionar tu tiempo si eres autónomo

La gestión del tiempo es un reto para cualquiera. Sin embargo, si hay un tipo de profesional al que le supone un reto y una obligación al mismo tiempo ese es el autónomo.

Un autónomo es una empresa y, como tal, esa persona tiene que gestionar todos los ?departamentos? de la misma: ejecuta sus proyectos, gestiona a sus clientes, busca nuevos proyectos y clientes y además puede llegar a ser el contable y el director de marketing. En definitiva, hace tantas cosas que gestionar el tiempo no es un reto, es algo a lo que están obligados.

Para poder facilitar esa tarea, hoy vamos a daros 6 consejos que deberían de ayudaros a ?robarle horas al reloj? y conseguir que el día a día no sea una sucesión de comer, trabajar y dormir.

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Porqué las listas de tareas no funcionan... y los calendarios tampoco

?Ni nuestro sistema educativo, ni los modelos tradicionales de gestión del tiempo, ni la gran cantidad de herramientas de organización disponibles, nos han proporcionado un medio viable para poder satisfacer las nuevas demandas que hay sobre nosotros.? ~ David Allen

Las listas de tareas se inventaron en el mismo momento en que la gestión del tiempo empezó a convertirse en un problema para mucha gente, especialmente para los trabajadores del conocimiento. Había demasiadas cosas para hacer, así que, para empezar, al menos era necesario tener un inventario claro de todas esa cosas.

Una vez que tuvimos esas largas listas de tareas en nuestras manos, vimos que eso se podía mejorar. Podíamos identificar las tareas que debían hacerse en un momento específico y las pusimos en listas de tareas especiales que llamamos calendarios. Todavía hay mucha gente que gestiona todas tus tareas con un calendario (¡qué daño ha hecho Google Calendar!).

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Las crisis son oportunidades

?A través de cada crisis en mi vida, con aceptación y esperanza, en un solo momento decisivo, conseguí el valor de hacer las cosas de manera diferente.? ~ Sharon E. Rainey

La productividad personal es principalmente una cuestión de hábitos. Es por eso que, cuando llevas demasiado tiempo con los hábitos incorrectos instalados en tu cerebro, nada funciona. No importa el método, los trucos o las herramientas de apoyo que utilices. Las primeras semanas todo parece ir de maravilla, pero de pronto tus viejos hábitos se imponen de nuevo y el caos vuelve a reinar.

Si te ocurre eso, la buena noticia es que al menos estás en el buen camino. Quizás debas tensar un poco más la cuerda y provocar una crisis mayor.

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Nueva gestión de proyectos GTD en FacileThings: Kanban Personal

En GTD, la mayoría de tus proyectos (por definición, cualquier resultado que necesite de más de una acción) serán una secuencia de acciones a realizar una detrás de otra hasta lograr el resultado final. En esta clase de proyectos, la lista de Acciones Siguientes de FacileThings te muestra solo la próxima acción de cada proyecto y, cuando la terminas, te muestra automáticamente la que estaba planificada a continuación. Sencillo y directo.

Sin embargo hay casos, en proyectos que son más complejos y/o intervienen más personas, en los que puede ser conveniente tener más de una acción del mismo proyecto activa en tu lista de Acciones Siguientes.

Hemos investigado sobre diferentes maneras de gestionar ese tipo de proyectos. Después de hacer pruebas con diversas clases de diagramas y métodos, hemos optado por implementar una gestión tipo Kanban, por varias razones:

Su carácter sencillo y visual es apto para cualquiera. No necesitas ser un ingeniero para planificar un proyect...

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Quédate quieto... si eres capaz

El árbitro señala un penalty en un partido de fútbol. El balón tardará unas décimas de segundo en llegar a la portería desde que el delantero lo golpee, por lo que el portero no puede esperar a ver la trayectoria del balón para decidir a qué lado se debe tirar. La decisión debe estar tomada previamente. Lo curioso del caso es que el portero decidirá, en la mayoría de los casos, tirarse al lado derecho o al lado izquierdo, cuando la estrategia óptima según las estadísticas es la tercera opción: quedarse parado en el centro. ¿Por qué no se quedará quieto? Solo porque no hacer nada resulta siempre un tanto embarazoso, aunque sea lo más acertado.

En verano me encuentro a menudo en atascos de tráfico debido a la gran cantidad de turistas que frecuentan las playas de la costa mediterránea. Como conozco la zona, me meto por carreteras y caminos poco conocidos en cuanto diviso una cola de coches parados. La mayoría de las veces es contraproducente; dando esos rodeos hago más...

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Cómo gestionar tu energía para ser más productivo

El otro día quedé con un amigo para tomar un café. Una vez terminado el café, decidimos dar un paseo para continuar la conversación un rato más. Mala idea, el sol era abrasador y la temperatura rondaba los 30ºC. Me despedí y volví a mi casa para continuar con el trabajo que tenía previsto hacer esa tarde. Imposible. No tardé ni cinco minutos en darme cuenta de que, el cada vez más intenso dolor de cabeza provocado por la insolación, no me iba a permitir concentrarme en lo que tenía que hacer durante un buen rato.

¿Estaba la tarde perdida? No, no podía hacer nada que requiriese un esfuerzo alto de concentración o creatividad, pero podía hacer otras cosas. Podía tumbarme en el sofá y leer tranquilamente unos artículos que tenía pendientes sobre marketing. Eso hice. Podía ir a comprar cierto material de oficina que necesitaba. También lo hice.

En términos de productividad, la tarde fue igual de buena que si hubiera hecho lo que tenía previsto hacer. Al fin y al...

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Sobre capturar y procesar al mismo tiempo, y la malentendida falta de flexibilidad de GTD

Uno de los errores más habituales a la hora de implementar GTD, no solo al principio sino incluso después de practicar el método durante un buen tiempo, es la tendencia a mezclar las dos etapas de recopilar y procesar (o capturar y aclarar, que es como las llama David Allen en su reciente revisión y actualización del libro que describe GTD).

De verdad, una de las características que más a menudo reclaman los usuarios de FacileThings, incluso sabiendo cómo funciona GTD, es la posibilidad de procesar una cosa en el mismo momento en que se recopila. O, a modo de atajo, permitir procesar una acción específica de la bandeja de entrada sin verse forzados a procesar, uno por uno, todos los elementos previamente recopilados. Es, en el fondo, la misma trampa y cuesta mucho cambiar este hábito.

Lo maravilloso de este método de cinco pasos para conseguir tener toda nuestra actividad bajo control es que, en realidad, son pasos que ya aplicamos todos nosotros a la hora de hacer las co...

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