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? Soy demasiado optimista - Informe mensual de julio de 2015

10/08/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Soy demasiado optimista - Informe mensual de julio de 2015

El mes pasado fue el primer mes en que hizo publico mis objetivos y… falló. Falló porque soy demasiado optimista y no había planificado bien.

Julio es un mes excepcional para mi en el sentido de que en realidad no es un mes, sino solo una semana debido a mis tres semanas de vacaciones. Cada año caigo en la trampa de pensar que puedo hacer el trabajo de un mes normal en la única semana laboral de julio—además de tener que preparar las vacaciones.

Una manera en que espero poder evitar este problema en el futuro es justo estos informes mensuales.

¿Qué he completado en julio que me hace sentir orgulloso? Mis vacaciones en Holanda han sido excepcionales. He podido estar con mi familia y mis amigos y además he disfrutado mucho de la naturaleza.
Como es habitual en mis vacaciones, he estado desconectado del mundo: sin televisión, sin diario, sin twitter ni Facebook, sin WhatsApp… La úni...

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7 consejos para ser productivo cuando viajas ?

05/08/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Estamos en medio de la época de verano y seguramente tu atención principal está en las vacaciones.

La productividad personal no solo se aplica en el trabajo, sino también es muy útil en tu vida personal. Si quieres tener menos problemas en tu viaje, lee estos consejos de Francisco Sáez.

[…] dispones de recursos limitados, tienes horarios irregulares, comes de manera diferente, sueles dormir peor, haces poco ejercicio, estás lejos de tus seres queridos, tienes más estrés, etc.

Planificar es fundamental. Introduce en tu calendario todos los horarios que necesitas tener a mano (vuelos, reuniones, eventos, etc.) junto con la información relativa a cada cosa (números de vuelo, reservas de hotel, contactos, direcciones, números de teléfono, etc.).

Lea el artículo en El Canasto ↦

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No son las herramientas, son tus hábitos ?

05/08/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

En toda mi vida (incluyendo el periodo antes de conocer GTD) sólo he utilizado tres aplicaciones para gestionar mis tareas: Microsoft Outlook, Palm Desktop y OmniFocus. Por mi profesión siempre estoy evaluando otras herramientas, pero nunca con el objetivo de cambiar mi gestor de tareas. Mi solución actual no está perfecta, pero tiene una cosa que ninguna otra herramienta tiene: mi confianza.

Igual a Jordi Fortuny creo que es mes importante desarrollar buenos hábitos que buscar la herramienta perfecta, porque la efectividad de verdad no depende de ninguna aplicación.

yo siempre he creído que lo último no siempre es lo mejor, de hecho no hay nada que me dé más rabia que una vez ya has superado la curva de aprendizaje de una aplicación, y por lo tanto vas como una flecha, te cambien la versión y ¡ala! a empezar de nuevo.

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? Fluir, algo más que controlar la actividad

03/08/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

De los creadores de la frase ‘productividad personal no es hacer más sino hacer mejor’ llega la nueva frase con la que explicar a los que te rodean lo que intentas hacer en tu día a día sin que te tomen por un enajenado: ‘El secreto de tu productividad es saber fluir’. Ok, estoy listo para dejarme arrastrar por la masa que desea hacer suyo el lema e imprimir pegatinas con él o para recibir el desprecio más absoluto por parte de los escépticos…

Si dejas de nadar te hundes y si no reaccionas te acabas ahogando. Seguir adelante aprendiendo de lo que dejas atrás para no tropezar con lo mismo una y otra vez, pero seamos realistas, la cosa no es tan sencilla como parece. Para fluir hacen falta ciertas condiciones, de entorno y generadas por el propio individuo, o sea que despídete de ideas mágicas sobre la gracia natural de ciertas personas para implementar sus ideas u objetivos, hablemos sobre algunas de ellas…

Orden e intendencia

Hay que saber tra...

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? Método de Autoanálisis para seleccionar nuestras tareas

23/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto




Uno de los temas más complicados en los que nos enfrentamos con la productividad es decidir exactamente las tareas que debemos realizar cada día.

Lo más importante que debemos hacer es aprender a definir adecuadamente las tareas que realmente haremos.

¿Por qué digo que realmente haremos? Porque no importa el método o sistema productivo que utilicemos, diariamente tenemos tareas que debemos seleccionar para realizar y con el método que hoy presento te resultará más sencillo darte cuenta si lo que pretendes hacer es algo que realmente deba ser hecho por ti o por alguien más, o si aquello que crees que debe hacerse no es realmente una tarea que tenga razón de ser.

Para aprender a seleccionar nuestras tareas se requiere de una reflexión inicial muy sencilla que explicaré a continuación:

Cada día (si se puede desde un día antes mejor) se tienen que definir las tareas a realizar durante la jornada.

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? Como mejorar y potenciar el Inbox 0

20/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hace ya unos años que empecé a utilizar Inbox 0 para gestionar mi correo electrónico. Este, ocupa un lugar preferente en mi día a día ya que por él circulan, en mayor o menor medida, todos mis proyectos, es por eso que cuando empecé con GTD vi necesario, antes que nada, 'domar' mi Bandeja de Entrada para poder gestionar efectivamente la totalidad de mis tareas. Buscando soluciones, encontré, y me decidí, por Inbox 0, que además se integra más que bien con GTD, ya que los procesos mentales en ambos son muy similares.

Si no lo conocéis y queréis profundizar, en este post de mi blog podéis leer más acerca de las bases del sistema Inbox 0.

Estos años de experiencia, y buscando por aquí y por allá, me han permitido pulir algunos puntos de la metodología y también fijar algunos hábitos que la hacen, aún si cabe, más potente.

Así que, a continuación os presento un pequeño cajón de sastre, con puntos que para mí son importantes en la gestión diaria del co...

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? El arte de aclarar en GTD

16/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Si usamos GTD, una vez hemos recopilado/capturado todos los “elementos” que requieren nuestra atención, nos daremos cuenta que la mayoría de tareas a realizar no son lo suficientemente “evidentes” como para poder sin más, lanzarnos a la acción. A menudo necesitamos definir de qué se trata y qué hay que hacer al respecto.

David Allen define este segundo paso como la fase en la que deberemos decidir qué hacer con algo cuando no es obvio ni evidente. Es el momento de “aclarar”, podríamos decir de “aclararnos” sobre qué sentido tienen para nosotros los elementos que rondan por las bandejas de entrada, por el escritorio, la casa y la psique.

José Miguel Bolívar en su libro Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, nos habla de procesar/aclarar como un proceso estructurado y previamente definido, que nos asegura disponer y tener en cuenta toda la información necesaria para poder tomar una decisi?...

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? Eres a lo que te habitúas

10/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

La primera vez que aprendes a montar en bicicleta es como cuando aprendes a conducir. Todas las cosas que has de realizar al mismo tiempo mientras montas en bicicleta o conduces un coche te parecen un mundo cuando no las dominas. Es muy complicado al principio realizar todo de una manera natural y sin algo de ese estrés que surge cuando realizas cosas que no controlas. El paso del tiempo y la practica genera el hábito de conducir y de montar en bicicleta.

Sin entrar a discutir el tiempo que supone el alcanzar un hábito, que es variable, lo cierto es que, lo que eres es el resultado de todo aquello a lo que te has habituado. Mientras mas tiempo haya pasado desde que adquiriste un hábito, con mas naturalidad y facilidad lo realizas, pero también es mas difícil modificarlo, puesto que esa tarea significa romper con el hábito que adquiriste, que es con el que te sientes mas cómodo.

Es mucho más difícil aún si pretendes adquirir un hábito contrario al que ya tenías, puesto que tend...

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Deja de apagar fuegos con la regla 50-30-20 ?

08/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Nos cuesta mucho dar importancia a las tareas que dan resultados a largo plazo. Es más fácil dejarte llevar por lo que es urgente, aunque sabes que hay cosas más importantes pendientes de hacer.

Kayla Matthews propone dividir tu día laborar en bloques de tiempo por importancia de las tareas:

La fórmula 50-30-20 consiste en designar el 50% de tu jornada laboral a actividades que te acerquen más a tus objetivos de vida, el 30% a tareas que promuevan tus objetivos a medio plazo; y el 20% a trabajar sobre las metas más inmediatas.

La verdad es que no lo veo muy factible. En un entorno cada más dinámico, dónde es incluso ridículo reservar cada día las mismas ocho horas para trabajar, necesitas ser ágil y flexible.

¿Qué opinas?

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7 cosas que nunca hago al comienzo del día ?

08/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Lo que haces durante la primera hora del día determina el progreso y tu productividad del resto del día. Berto Pena comparte siete cosas que no debes hacer cuando arrancas el día.

Cuando descubrí que el arranque del día era uno de los secretos de mi productividad, me prometí a mí mismo que nunca más empezaría el día de cualquier manera. Lo estudié a fondo, saqué mis virtudes y debilidades, analicé mi trabajo y las condiciones en que lo haría. No me pareció exagerado. En juego estaba y está empezar a tope (no es una expresión hecha) todos los días de mi vida profesional. No es ninguna coña.

Sigo, más o menos, las mismas reglas que Berto, con la excepción del su último punto “No planifico el trabajo del día”. Yo sí planifico mi día por la mañana. De hecho, es la primera cosa que hago por la mañana (después de haberme preparado un café). Necesito un poco de tiempo para arrancar y revisar mi día me ayudo con esto.

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4 preguntas para antes de empezar un proyecto grande ?

08/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Algunos proyectos son tan grandes que tienen un efecto muy grande en tu vida y trabajo. David Valín sugiere que haces estas cuatro reflexiones antes de comprometerte:

¿Ésto que quiero hacer sigue mi línea de vida? ¿Qué pasa si no lo hago? ¿Qué pasa si asumo que sé demasiado? ¿De qué manera va a mejorar mi vida y la de los de mi alrededor?

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? ¿Por qué gestionamos mejor nuestra vida particular que la profesional, si al final es lo mismo y podríamos usar las mismas técnicas?

08/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

No sé si os pasa a vosotros lo que voy a contar a continuación, pero estoy constantemente hablando con personas que me dicen sentir que tienen demasiados frentes abiertos y que no los consiguen dominar. Que sienten que pierden el foco en lo que verdaderamente tendrían que hacer hoy, o cualquier otro día. Que sienten, en demasiadas ocasiones, que no saben ni cómo ni por dónde empezar.

En fin, que terminan muchas de sus largas jornadas con sensaciones del tipo: “tendría que haber terminado ese proyecto y hoy tampoco he podido” u “hoy no he hecho casi nada que no sea correr de un lado para otro”, o bien “no tengo tiempo ni para pensar, no sé cómo enfocar ese tema”…

No son malos profesionales, pero se sienten abrumados por todo lo que ocurre a su alrededor a lo largo del día y que, además, no se sienten capaces de controlar:

Muchos correos Muchas llamadas Muchas interrupciones Muchas urgencias Muchos imprevistos…

El problem...

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? Últimas tendencias en productividad personal

08/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Aunque pueda dar la impresión de que siempre ha estado aquí, la productividad personal es un concepto bastante nuevo. Sus orígenes se remontan a la llegada del trabajo del conocimiento, que supuso la aparición de una nueva necesidad: gestionar el tiempo. Ante una nueva realidad, en la que el número de cosas por hacer excede habitualmente el tiempo disponible para hacerlas, saber «gestionar el tiempo» se convierte de repente en una competencia imprescindible. Por eso podemos considerar que la tradicional «gestión del tiempo» es el precursor de la «productividad personal».

Años después, Peter Drucker, padre del management moderno, introduce un nuevo concepto: «efectividad». Con este nuevo término Drucker quiere diferenciar la nueva «productividad del trabajador del conocimiento» de la antigua «productividad del trabajador industrial». Esto es necesario ya que, como explica el propio Drucker, el concepto tradicional de «productividad» es insuficiente para abordar las nuevas nec...

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? Aprende a defender tus momentos productivos

08/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

En muchos sentidos, el secreto para la felicidad es aprender a obtener el flujo en casi todo lo que hacemos, incluyendo el trabajo y las labores familiares. Si casi todo lo que hacemos vale la pena hacerlo por sí mismo, entonces no hay nada desperdiciado en la vida.

— Mihaly Csíkszentmihalyi

Probablemente conozcas la teoría de Mihaly sobre la felicidad como un estado de flujo y tal vez también sepas que dicho estado de flujo aparece espontáneamente cuando estamos concentrados, comprometidos, enfocados, con nuestras facultades en pleno rendimiento, como absortos en algo.

Sí, seguramente la felicidad sea un estado de flujo y seguramente muchos de nosotros seriamos más felices si pudiéramos concentrarnos en lo que queremos hacer sin que nada ni nadie nos interrumpiera. Hoy en día es difícil permanecer concentrado un tiempo razonable. Los WhatsApp, el teléfono, el mail, los ruidos, las interrupciones de otras personas o nuestros propios pensamientos y preocupac...

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? El secreto mejor guardado de la Productividad Personal

07/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hace tiempo que tienes la sensación de no rendir como te gustaría. Y no sólo en el trabajo. En tu vida personal no dedicas tiempo de calidad a lo que de verdad te importa y te hace sentir viv@.

Has oído hablar de la productividad personal como una serie de consejos, herramientas, metodologías y técnicas que pueden dar solución a esta situación.

Así que, con el poco tiempo disponible que te queda entre el trabajo y tu vida personal, decides seguir un blog, apuntarte a un webinar, asistir a un taller presencial o comprarte el último libro que ha salido sobre el tema.

Con toda la ilusión y entusiasmo del mundo te dices:

Ahora sí que sí, esto era lo que me faltaba, por fin voy a… (Escoge tu opción. Puedes escoger más de una.)

… tener muchas más posibilidades de encontrar un empleo. … gozar de muchas más probabilidades de promocionar en mi empresa. … acelerar la marcha de mi propio negocio. … dedicar tiempo de calidad a mi fam...

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? Por qué fregar los platos es la mejor manera de tener nuevas ideas

06/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Vivimos en una era donde se busca por encima de todo la productividad. La propia web de El Canasto es uno de los mejores ejemplos de la necesidad de este tipo de consejos y de la demanda que a diario los trabajadores de este siglo realizan de ellos.

Somos la primera generación de la historia de la humanidad que puede trabajar desde casa. La primera que podría compaginar la vida laboral y familiar. La que dispone de métricas para medir el rendimiento y la eficiencia. Y, sin embargo, en casi ninguna compañía se apuesta por ello.

Asimismo, en una época donde el trabajo freelance comienza a ser más numeroso que el presencial, nadie nos ha enseñado a ser autónomos. Ni las Universidades ni las Escuelas de Negocio ni las propias empresas ni los cursos online se centran en ello. Y abocan al fracaso a aquellos que se lanzan por primera vez al ruedo del autoempleo desde el más absoluto desconocimiento.

Es por ello que en un mundo lleno de mails, WhatsApp, Twitter, Facebook, reunion...

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? Dos maneras productivas de procrastinar

06/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

El que no sabe qué cosas atender, y de cuáles hacer caso omiso, tiende a lo que no tiene importancia y hace caso omiso de lo esencial.
— Buda

No siempre dejar algo para más tarde es negativo. De hecho, procrastinar voluntariamente (o, si lo prefieres, ‘incubar’ o ‘hibernar’) puede llevar a evitar consecuencias indeseadas. Tiene que ver, sin duda, con la capacidad de autocontrol, de no ceder a los deseos inmediatos o vencer las resistencias que surgen inconscientemente.

Dos situaciones interesantes:

1. Aprende a diferir tus compras.

Vivimos en una sociedad consumista, excesivamente consumista; y, aunque tú estés un poco de vuelta de todo esto, seguro que tienes algún punto débil: una temática o afición a las que te resulta complicado resistirte.

Mi consejo: antes de comprar cualquier cosa, anótalo y déjalo ahí un tiempo; de una semana a un mes. Esto aplica a cualquier cosa: un libro, ropa, gadgets electrónicos, etc. Y...

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Lo mejor es no hacer nada? ?

04/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Como vago profesional me encanta este consejo de Francisco Sáez:

Tenemos la necesidad de parecer activos, aunque eso no lleve a nada. Muchas veces, la mejor estrategia es dejar transcurrir los acontecimientos y esperar a que la situación se esclarezca para actuar más tarde. Pero el ser humano tiende a hacer cualquier cosa en una situación de incertidumbre, antes que quedarse sentado y esperar a ver qué pasa. Esto estaba bien hace 10.000 años, cuando actuar antes que pensar solía salvarte la vida. En el mundo actual y a pesar de nuestros instintos, pensar y reflexionar casi siempre produce mejores resultados que actuar sin más.

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Cuál de los 3 tipos de trabajo elegir en cada momento ?

03/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Parece que José Miguel ha estado presente en uno de mis talleres (aunque yo siempre hablo de las 11:39 de la mañana):

Son las 11:17 de la mañana. ¿Qué hago ahora? Mi consejo es que dediques un par de segundos a pensar antes de tomar una decisión. La tentación suele ser trabajar en el trabajo según surje. Es lógico, ya que es un tipo de trabajo «cómodo», en la medida que no requiere pensar sino solo actuar. La «emergencia» es sexy, aunque sea muy improductiva.

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Cómo usar GTD para gestionar las interrupciones ?

03/07/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Antes de empezar un taller de productividad siempre pregunto a los asistentes cuál es su mayor problema de productividad. Entre las causas más comunes se encuentran las interrupciones por compañeros, llamadas, tecnología, etc.

David Sánchez explica cómo el método Getting Things Done puede solucionar una parte de estos problemas:

Una interrupción, de por sí y objetivamente, no tiene una naturaleza predeterminada para ser o no ser atendida. Será el paradigma de cada persona lo que desencadene el prestarle la atención de hacer algo con ella en ese momento o no, en función de las consecuencias que ello pueda tener.

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