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Como dominar el calendario con eficacia ?

08/04/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Comparto una buena recopilación de consejos para gestionar la agenda por Jesús Serrano Ducar:

…recuerdo verme todos los días cambiando tareas de lunes a martes y de martes a viernes. En fin, dejé de usarlo porque no solo era inútil e ineficiente, sino que además el hecho de no hacer las tareas que deseaba me provocaba sensación de estrés, agobio y frustración.

Creo que todos hemos pasado por eso.

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El resumen definitivo de Getting Things Done de David Allen ?

31/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Creo que no hay nada más a añadir:

El centro del sistema de GTD es la transformación de todas las cosas que pueden preocuparnos en acciones ejecutables que nos dejan de preocupar.

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La importancia del ?mise en place? en tu productividad ?

31/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Jordi Fortuny nos explica cómo tener un entorno físico ordenado nos ayuda a ser más eficaz:

Tener tu entorno ordenado es muy importante, a la vez que útil. Porque cuando tienes la mente borrosa y llena de tareas que se atropellan, solo te falta pensar donde has dejado tal o cual cosa, ya sea en el despacho, en la cartera o en el ordenador, ya sea un simple rotulador para marcar un texto o un memorándum que necesitas leer antes de tu próxima reunión.

Yo creo que el concepto de mis en place tiene aún más sentido si lo aplicamos a nuestros pensamientos. Aplicar un buen flujo de trabajo para aplastar mis tareas en un sistema de confianza es el súmmum de un mis en place productivo.

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7 pistas para sacar más de tus llamadas de teléfono ?

25/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Deseo que más personas toman las llamadas tan en serio como Berto Pena:

Antes de soltar el «buenos días», tú ya tienes que tener bien claro y muy presente el propósito esa llamada. Pregúntate qué buscas, qué persigues, para qué es, qué necesitas exactamente de la otra persona. Si incluso recomiendo ponerle un “titular” a la llamada. Eso te ayudará a: 1) acortar el tiempo de la llamada evitando rodeos innecesarios (¡el parloteo es nefasto!); 2) abordar los puntos más importantes como se merecen: centrado y concentrado. La llamada será más efectiva y eficiente.

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La falacia de las open office ?

25/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Enrique Dans comparte su opinión sobre la plaga actual de oficinas abiertas:

El modelo de trabajo abierto comenzó, en muchos casos, tratando de ofrecer un mayor nivel de supervisión de la productividad. Eliminar las paredes permitía, de un solo vistazo, comprobar que todo el mundo estaba trabajando, en lugar de simplemente perdiendo el tiempo con otras distracciones en la pantalla. De hecho, en muchos casos, esgrimiendo excusas como la necesidad de privacidad para ciertas tareas, el modelo se convierte en una especie de “sistema de castas”, en el que únicamente los trabajadores de determinado nivel disfrutan de despachos individuales, mientras otros trabajan en espacios abiertos. Eso, en mi opinión, no es un modelo abierto: es una basura clasista e injustificable.

No estoy de acuerdo con la descripción que hace Enrique de una oficina abierta funcional. Aunque no hay plazas fijas ni papel, no implica que puede funcionar. Hay más aspectos que afectan la productividad ...

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¿Tener más tiempo libre es una razón para ser productivo? ?

25/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

¿Por qué quieres mejorar tu productividad? El resultado más probable de en incremento en tu eficacia personal es que vas a recibir más trabajo. Como dice Alfonso Alcántara: Si trabajas 8 horas al día, tal vez llegues a ser el jefe y trabajes 12 horas diarias.

Si no es lo que quieres conseguir, mejor dedicar un momento al principio para decidir cuál es el Resultado Deseado de tu proyecto para mejorar tu productividad personal. Daniel Grifol explica que así podrás conseguir más tiempo libre:

En realidad, este objetivo de tener todo el tiempo del mundo para hacer lo que te dé la gana no es tan bonito cómo lo pintan, o por lo menos eso me han dicho. Mucha gente que ha conseguido tener mucho tiempo libre a una edad razonable son personas inquietas, que les gusta aprender y a los que les cuesta estar parados. Ninguno de ellos está sentado en una hamaca todo el dia viendo como pasan las nubes. La mayoría se lanzan a nuevos proyectos.

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? Practicar mecanografía: una vía imprescindible para mejorar tu productividad

19/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Existen dos tipos de personas en el mundo:

Los que escriben con 1 ó 2 dedos de cada mano en el teclado, y los que escriben con más dedos.

Ya está. No le des más vueltas.

Parece una tontería pero no te imaginas la gran ventaja competitiva que puede darte practicar mecanografía para conseguir escribir con 3 o más dedos de cada mano.

Sólo el pasar de 2 dedos a 3, causará un impacto enorme en tu productividad. Te lo aseguro

¿Quieres saber porqué? 

Piénsalo, puede que en tu trabajo no tengas que escribir muchos informes, proyectos o evaluaciones. Pero estoy seguro de que en tu día a día, el uso del ordenador es una parte básica de tu trabajo.

Ah, ¿que te pasas el día enviando emails?

Pues imagínate el tiempo que te ahorraría el practicar mecanografía para mejorar la velocidad con la que escribes los emails.

Si te pasas 2 horas al día escribiendo emails… Te imaginas lo que sería poder tardar sólo 1 hora por el ...

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Hacer menos tareas, en la dirección correcta, con mayor calidad ?

18/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Palabras savias de David Valin:

Cada vez que hagas una tarea, intenta hacerla lo mejor posible, ten en cuenta todos sus detalles, y cuál es el objetivo de la tarea. Si puedes innovar para hacerla mejor, adelante. No busques lo mediocre, busca lo genuino en cada cosa que hagas, busca la máxima calidad.

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¿Los proyectos tienen fecha en GTD? ?

18/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Según Antonio José Masiá, en GTD los proyectos no tienen fecha:

¿qué ocurre cuando el proyecto tiene una fecha objetiva o un plazo de entrega límite? La respuesta está en otra pregunta, ¿cuándo das por finalizado un proyecto? Das por finalizado un proyecto cuando tachas la última acción de la secuencia. Por lo que si un proyecto tiene fecha límite u objetiva, quien la tiene realmente es su última acción.

Creo que es una opinión interesante, aunque no tiene nada que ver con GTD. David Allen no escrito nada sobre la relación entre los proyectos y fechas.

Estoy de acuerdo con Antonio José que si tu proyecto tiene una fecha límite, por definición su última acción comparte la misma fecha. Pero no veo claro como eso implica que el proyecto deja de tener una fecha límite. Una cosa es que hay que terminar una acción antes de una fecha, y otra es que hay un resultado que debes conseguir antes de esta fecha. Las dos cosas no se excluyen. Aún más, yo diría que si...

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Tenerlo todo apuntado es la única forma de no olvidarnos de nada sin estresarnos ?

18/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Yo tengo una capacidad enorme de olvidar cosas. Tu también tienes esta capacidad. Es mejor sacar todo lo que realmente vale la pena de tu cabeza.

Si utilizamos nuestros sistemas para recordar nuestros compromisos, tareas o ideas, tenemos que revisarlos para que realmente sirvan a nuestros propósitos. No hay una cantidad de veces ideal para revisar nuestro sistema, tal y como dice David Allen, tenemos que revisarlos con la suficiente periodicidad para que podamos estar tranquilos y saber que nos acordaremos de todo sin ningún tipo de problema.

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? GTD como un sistema de navegación

16/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Cuando viajo en coche a un destino nuevo, habitualmente preparo el viaje en casa antes de salir.

Consulto el mapa para investigar las posibles rutas que puedo tomar. ¿Cuanto tiempo tarda cada ruta? ¿Hay peaje? De esta forma puedo una idea de cómo será el viaje y sé a qué hora debo salir para llegar a la hora prevista.

Mientras estoy conduciendo utilizo la aplicación de mapas en mi móvil como sistema de navegación. Una voz amable, me da las indicaciones y me ayuda a encontrar el destino. Con un vistazo a la pantalla del móvil tengo toda la información que necesito saber: dónde estoy en este momento, qué tengo que hacer después, cuántos kilómetros tengo delante, la hora prevista de llegada, etc. Además, el mapa se adapta a la situación: cuando estoy lejos de la próxima salida, la pantalla me muestra una vista más amplia, mientras más cerca de la salida me enseña la situación local con más detalles desde una perspectiva más baja.

En la planificación de mi via...

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Por qué la multitarea es la mayor causa de improductividad ?

11/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

No sé si es la mayor causa de improductividad, pero hoy en día tenemos muchísimos problemas al enfocarnos en la tarea actual. Jordi Sánchez lo explico así:

No podemos escribir este artículo y atender una llamada de forma simultánea. Tampoco podemos estar concentrados en nuestro trabajo y estar pendientes del móvil, del correo o de cualquier otro tipo de notificación. En esos caso, realmente, nuestro cerebro deja una tarea de lado para concentrarse en otra, y el proceso de volver concentrarnos en la tarea importante nos quita muchísimo tiempo y una energía increíble.

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Cómo GTD puede salvar tu relación de pareja ?

11/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

No he podido evitar una sonrisa al leer esta historia personal de Daniel Aguayo:

Cómo no, surgieron esos hábitos que uno siempre había dado por normales. El mío, dejar cosas fuera de su sitio con la idea de las iba a usar más tarde. El de ella, el deseo de que la casa se viera ordenada. Así es como yo dejaba una herramienta sobre una mesa para seguir más tarde, y ella al verla la metía en algún cajón.

Gracias a ella la casa no era un desastre. Pero surgía un problema: ¿dónde había dejado las cosas? Ella las guardaba para que no quedaran a la vista, pero como no sabía dónde iban (al fin y al cabo no eran sus cosas), las metía en cualquier lugar donde hubiera sitio, y después ni yo sabía dónde estaba, ni ella recordaba dónde las había dejado.

¿Reconoces este problema? Menos mal que Daniel es un Ninja de GTD…

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5 ideas fundamentales para mejorar tu productividad ?

11/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Existen muchos sistemas de productividad personal. De hecho, hay tantos sistemas que personas. No obstante, existen unos requisitos mínimos para que un sistema funcione de verdad. Omar Carreño comparto lo que el considera las cinco ideas fundamentales.

Cualquier sistema de productividad es bueno si te dispones a incorporar estos cinco puntos desde ahora para lograr los cambios que se requieren en beneficio de tu propia vida, piensa bien si quiere vivir en el caos o aprender a ser mejor cada día.

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? La ciencia detrás de la procastinación: Mitos y verdades

04/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Vivimos en un mundo donde todos tienen un reloj pero nadie tiene tiempo. Es tan cierto.

La productividad se ha vuelto como una competencia interminable con nosotros mismos. Queremos hacer más cosas en menos tiempo y superar nuestros récords de efectividad en cada oportunidad.

En este caótico mundo, hacer más cosas en menos tiempo, nos permite salir adelante e incluso nos da más disponibilidad para hacer las cosas que amamos, fuera del trabajo.

El problema al que nos enfrentamos una y otra vez es el siguiente: es fácil estar motivado, pero que difícil es empezar.

Aprender más sobre la ciencia de la procastinación, te impulsará a trabajar de forma más eficiente.

[Nota mental: NO dejes este artículo para después y mejor sigue leyendo que esto se pone interesante]

“Ser productivo no significa hacer todo, significa hacer las cosas correctas”

Imagínate por un segundo que estás en tu lugar habitual de trabajo… ¿ya? ...

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Cómo crear una lista de control para tu rutina de la mañana ?

04/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Empezar el día bien puede marcar la diferencia entre un día productivo y un día perdido. Daniel Aguayo comparte su procedimiento para crear y evaluar un checklist con las actividades que quieres hacer:

repetir este ciclo de vez en cuando, para actualizar la rutina: con el tiempo habrá cosas que requerirán ajustes; si es así prueba cosas nuevas, aunque sea cambiar detalles sobre la forma en la que haces alguna de las acciones. La experimentación te dará la clave para hacer una rutina a tu medida.

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Olvídate de la productividad profesional y piensa sólo en tu productividad como persona ?

04/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Getting Things Done es un método para gestionar tu vida. Muchas personas lo vean como un sistema para controlar su trabajo, pero olvidan que se puede aplicar los principios de la productividad personal a todos los aspectos de la vida. El ejemplo de José Ignacio Azkue enseña muy bien por qué:

Las malas notas de mi hija o el cumpleaños de mi suegra volverán a mi cabeza sin pedir permiso. Simplemente volverán de manera reiterada a captar mi atención cuando probablemente no pueda hacer nada por ello, cuando ni tan siquiera me interese pensar en estos temas. Por ejemplo, estando reunido con un cliente para cerrar una importante venta, hablando con mi socio sobre un nuevo competidor o contestando un correo, aparecerán por mi mente distrayéndome y estresándome porque soy consciente de que tengo que hacer algo al respecto.

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? Todo lo que no suma, resta

03/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Cuando publiqué mis criterios para evaluar gestores de tareas, sabía que estaba abriendo la caja de Pandora. Aunque había una sección con el nombre aviso importante, parece que no todos habéis leído este texto, porque he recibido algunos comentarios de lectores que pensaban que todas estas funciones son imprescindibles.

La verdad es casi ninguna función es imprescindible. La prueba está en el hecho que se puede implementar Getting Things Done perfectamente utilizando sólo una hoja de papel y un bolígrafo.

Utilizo la lista de características porque parte de mi trabajo es buscar una solución que contiene todas las funciones que mi cliente necesita para implementar su propio flujo de trabajo, pero ninguna función más.

Sé que eso es imposible1, pero el objetivo es minimizar el número de funciones que sobran, porque todo lo que no suma, resta.

Por ejemplo, Microsoft Word no es—desde mi punto de vista—la mejor aplicación para escribir textos, porque t...

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? Cómo resetear tu sistema GTD cuando pierdes el control

02/03/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hace pocos días tuve un día tremendo. Tremendo en el sentido bueno de la palabra, un día de subidón. Decisiones importantes en mi vida, muchas ideas de nuevos proyectos y de cómo enfocar los proyectos actuales, muchas horas trabajando pero con muchas, muchas ganas.

Evidentemente, mi enfoque con todo esto era totalmente positivo. Sin embargo, estar trabajando hasta tarde delante del ordenador y con muchas cosas en la cabeza no es bueno para dormir tranquilo...

Qué hacer si tienes demasiadas cosas en la cabeza y no puedes dormir

Me fui a la cama un poco más tarde de lo que es habitual en mi, pero aun así no podía dormir. Tenía muchas cosas merodeando por la cabeza, estaba dando vueltas a las ideas que había tenido y se me ocurrían nuevas ideas que me parecían muy interesantes.

No es algo que me acostumbre a pasar, pero ese día me costaba mucho dormir. ¿Y qué es lo mejor que puedes hacer cuando estás en la cama y no puedes dormir por tener demasiadas cosas en la cabe...

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Divide (tu tiempo) y vencerás ?

24/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Una interesante explicación del concepto timeboxing en el blog Ocho en punto:

Con un grupo de tareas por escrito y bien definidas, podemos tomar buenas decisiones y organizar una buena sesión de trabajo, incluso cuando la motivación por terminar algunas de ellas es nula. Una técnica que puede funcionar es la de trabajar por bloques de tiempo, y hay varias programas y aplicaciones móviles que pueden echarnos una mano para integrar estos métodos en nuestro modo de trabajar. La división del trabajo en bloques de tiempo es un método que podemos llevar a cabo a distintos niveles.

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