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Paso por paso: GTD con una libreta Moleskine ?

24/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

No necesitas mucho para empezar con Getting Things Done: basta con una hoja de papel y un lápiz. Si prefieres una solución con más estilo, hay las libretas de la marca Moleskine.

David Torné explica cómo utilizar el Moleskine para GTD:

El hecho de anotar en una libreta un pensamiento, una lista de acciones, tachando las ya realizadas resulta algo mucho más natural que trabajar a través de una interfaz electrónica, tal vez perdemos dinamismo pero puede ayudar a vencer la resistencia planteada a aquellos que no tienen facilidad para relacionarse con un software o que prefieren no sustituir del todo la presencia del papel a su rutina.

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Autofocus 4: Un método sencillo de productividad personal ?

24/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Ruben Alzola utiliza dos sistemas/métodos de productividad en paralelo: Getting Things Done para gestionar sus tareas y proyectos profesionales y Autofocus 4 para gestionar su vida personal.

Autofocus 4 es la versión de Autofocus que posiblemente más ha cuajado entre la gente, de ahí que sea la que me propongo explicar. El método es de 2009 por lo que ya tiene solera (GTD es de 2001 y ahí lo tenéis) y en la comunidad de productivos hispanos hubo un momento que causó furor para, posteriormente, acabar siendo abandona en pos de GTD.

Adelanto que, para mí, GTD y Autofocus no son comparables. El primero es un sistema y este es un simple método que requiere de otros apoyos.

Mark Foster ha creado una serie de métodos de productividad, cada uno con sus problemas.1 Por lo general son más fáciles de implementar que un sistema completa como GTD, pero no son tan robustos.

Aunque en algunos casos Autofocus 4 puede funcionar, no recomiendo este método de productiv...

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? Criterios para evaluar un gestor de tareas para GTD

20/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hay 264 artículos en la categoría Software de este blog y la mayoría de ellos hablan de gestores de tareas. Es parte de mi trabajo como consultor de productividad personal conocer las opciones disponibles en el mercado. De hecho, tengo una base de datos en DEVONthink con más que 300 gestores de tareas, todos clasificados por sus funciones.

He pensado que sería interesante para mis lectores si a partir de ahora incluyo esta clasificación en mis reseñas de aplicaciones. Las nuevas reseñas que publicaré en El Canasto tendrán la misma tabla de funciones debajo del artículo, que te ayudará a comparar diferentes soluciones.

Un aviso importante

El objetivo de esta lista de funciones es poder comparar y seleccionar aplicaciones, pero la decisión nunca debería ser tomado basado en el número de funciones.1 Ya sabes, más no siempre es mejor. Incluso hay algunas funciones en esta lista—como, por ejemplo, las sub-tareas—que no tienen nada que ver con GTD.

Funciones de ...

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Cómo implantar con éxito el ?Inbox 0? si tienes cientos de emails ?

17/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Jordi Fortuny Baduell comparte una manera sencilla de 3 pasos para vaciar tu bandeja de entrada de correo.

Cuando explico el método del Inbox 0, siempre me encuentro con la misma situación. Normalmente todo el mundo lo entiende a la primera, el proceso ciertamente no es muy complicado, ya que es lógico y de sentido común, pero la mayoría coincide en el miedo a empezar, ya que les horroriza vaciar la bandeja de entrada.

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El 90% de tus tareas no debe tener fecha fin ?

17/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

No creo que esto del 90% es una cifra exacta, pero Joaquín Peña tiene toda la razón: muchos profesionales abusan la fecha de vencimiento de sus tareas.

Teniendo en cuenta que los días son poco planificables y que las prioridades cambian constantemente no tiene demasiado sentido planificar de antemano la fecha en la que deseamos terminar una tarea. Así, en GTD, cuando asignamos fecha de finalización de una tarea lo haremos siguiendo la siguiente pauta:

Añadimos fecha de finalización si la tarea debe terminarse antes de una fecha determinada pues si se pasa la fecha, ya no podremos terminarla.

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Time boxing variable para tareas de larga duración ?

17/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Me alegro mucho leer que Jerónimo Sánchez está de acuerdo conmigo que la técnica Pomodoro no funciona:

La implementación que hace Pomodoro del time boxing lo hacen ineficiente para el tipos de tareas que nos ocupa: las rodajas de tiempo son siempre de longitud fija; para la misma tarea, se espera que las rodajas de tiempo sean consecutivas; obliga a hacer descansos fijos, lo que a veces nos saca de la “zona” o estados de máxima concentración.

Al contrario, el predecesor de la técnica Pomodoro, el timeboxing, sí es una buena manera de avanzar en tareas muy grandes.

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El (falso) poder de las listas cerradas ?

17/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Ruben utiliza listas de tareas cerradas para planificar sus tareas personales.

Para que no digáis eso de “estos tíos de la productividad siempre hablan de lo mismo y todo se reduce a sentido común” procedo a definir uno de los componentes más potentes y sofisticados en la productividad personal: una lista cerrada es una lista con una raya al final. Acojonante, ¿no?

La idea de una lista que no cambia es muy atractiva, porque te da una sensación de control. Pero ¡ojo!, es una sensación de control falso. Mientras tu has cerrado tu lista, el mundo ha continuado. En los entornos dinámicos que tenemos en la actualidad, las prioridades pueden cambiar cada momento. Fijar tu lista es una utopia.

¿Por qué no afrontas la realidad y mantienes una lista actual con todos tus compromisos?

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? 10 formas de piratear tu cerebro para aumentar tu productividad

13/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Todos hemos experimentado en algún punto ese momento del día en el que estás sentado frente a tu escritorio o mesa y de repente te das cuenta de que has perdido toda tu concentración.

Esa concentración (y, con ella, tu productividad mental) empieza a descender a pesar de que sabes que tienes una lista kilométrica de tareas por hacer.

Sin embargo, hay una serie de “pirateos” mentales que te recomiendo realizar cuando te encuentres en una situación así, y que te ayudarán a aumentar tu productividad y energía para conseguir ejecutar todas las actividades que te propongas.

1. Haz ejercicio por la mañana

Cada día, los trabajos están más digitalizados y consisten en sentarnos largas horas frente a una mesa y un ordenador como si estuviésemos pegados con pegamento a ese espacio.

Como ya puedes imaginar, este es un estilo de vida muy poco saludable, así que asegúrate de que introduces alguna rutina de ejercicio en tu día a día, por pequeña que sea.<...

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? 7 Pequeñas acciones que mejoran tu productividad a lo largo del día

11/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

¿Despiertas lleno de energía o estresado y desmotivado? ¿Tomas una taza de café o sales corriendo sin desayuno? ¿Haces ejercicio o prefieres dormir un poco más?

Las mañanas, son claves para continuar el día de la mejor forma.

Así como en las películas. Si una película es buena desde el inicio, lo más probable es que se ponga aún más interesante después. O como este artículo, que empieza bien y se pone aún mejor.

Así que sigue leyendo y descubre estas pequeñas acciones que puedes poner en práctica a partir de hoy, para tener mejores hábitos de mañanas y días productivos.

No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho

— Séneca

Durante toda tu vida despertarás 30,000 mañanas en promedio.

Según las nuevas estadísticas mundiales, las personas están viviendo más años en todo el mundo. En España y el resto de Europa se calcula que se puede vivir más de 82 años. En otros países como Japón hasta 86 a?...

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? Utiliza modos de trabajo para mejorar tu productividad

11/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

David Allen, autor de Getting Things Done o GTD, insiste en que una vez adquirida la organización personal mediante su flujo de trabajo es esencial adquirir la habilidad de poder cambiar de enfoque con facilidad. El tener todo bajo control debe ser el paso previo para poder estar 100% presente en lo que hagas en cada momento.

Por ejemplo podemos estar concentrados realizando un informe importante, a continuación asistir a una reunión de ventas y terminar la jornada respondiendo mails. En todas las situaciones estaremos por lo que hay que estar en el momento. Cuando estoy redactando el informe no estoy pensando en la inminente reunión porque si debo preparar algo lo habré hecho con antelación (si no no estaría haciendo el informe). Cuando estoy en la reunión estoy escuchando con atención y haciendo aportaciones valiosas, no estoy pensando en el informe, y mucho menos en revisar el correo o las redes sociales con el móvil. Finalmente cuando salgo de la reunión me concentro en contestar lo...

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Organizar ?resultados? en GTD ?

11/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

En buen resumen todo el eje de perspectiva por mano de José Miguel Bolívar:

desde el punto de vista de la organización, lo único indispensable es que utilices una lista de proyectos, es decir, de resultados. Porque, en realidad, cómo organices tu propósito, valores, visión, metas y objetivos o áreas de responsabilidad es accesorio. Lo que sí es importante es que tengas muy claro cuáles son.

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Aprendiendo a cambiar hábitos ?

11/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

El mundo está cambiando cada vez más rápido. Una de las competencias más importantes de profesionales actuales es la capacidad de crear (y eliminar) hábitos.

Las necesidades cambian y de la misma modo que intentamos satisfacerlas a través de nuevas herramientas o conocimientos, surge la necesidad adecuar la forma de actuar a un entorno diferente donde la incertidumbre son los principales referentes. Ciertas pautas facilitarán la creación de nuevos hábitos siendo el primer peldaño para convertirlo en un proceso de mejora continuada.

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Malos hábitos que debemos evitar para ser más productivos ?

11/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Antes de crear nuevos hábitos para mejor la productividad personal, debes desaprender los hábitos antiguos. Josep María Martínez comparte cosas que seguramente estás haciendo y que deberías dejar inmediatamente.

Con este Post espero poderte ayudar a identificar algunos de los malos hábitos productivos más habituales, para que puedas corregirlos y rectificar a tiempo, antes de que se asienten fuertemente en tu ADN productivo y necesites más esfuerzo para eliminarlos. Si por el contrario, ya los tienes bien arraigados, te daré algunas pistas y consejos para quitártelos de encima.

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? Crear un plan mensual en 3 pasos sencillos

11/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Cada mes que empiezas sin tener un plan, será un mes perdido. Quiero decir que seguramente harás muchas cosas, pero es probable que no avances hacia tus grandes objetivos.

En la lucha diaria para apagar los fuegos simplemente pierdes los objetivos de la vista. Hay tiempo de sobras para lograr las metas, así que hoy decides dedicarte a los temas urgentes y la semana que viene ya volverás a enfocarte en tus metas. Pero entonces saldrán otras urgencias y así pasarás todo el mes procrastinando sin avanzar de verdad.

Está bien que hayas creado un plan anual, pero este plan no vale para nada si no lo consultas frecuentemente ni lo adaptas a los cambios.

«En la preparación para la batalla siempre he encontrado que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable»

— Dwight Eisenhower

Para poder cumplir tus objetivos para este año, hay que dividir estos objetivos grandes en partes más manejables.

Recomiendo reservar 10 minu...

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Los límites son positivos para la productividad ?

05/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Mucha veces utilizamos las limitaciones como excusa (no he tenido tiempo…), pero según Rubén Alzola necesitamos límites para ser productivos:

Limitar la duración de tus tareas también ayuda a aumentar tu concentración en las mismas. Es un hecho comprobado que trabajamos mucho más concentrados si sabemos cuándo acabaremos con esa tarea, aunque sólo sea por el momento, que si nos enfrentamos a la misma sin ninguna hora de fin en mente.

Por otro lado, dedicar a una tarea que nos produce resistencia un tiempo limitado, pongamos cinco minutos, hace que nuestra mente sea engañada y nos pongamos mucho más fácilmente a la misma: “sólo son cinco minutos”.

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¿Buscas la productividad perfecta? Deja de apagar fuegos ?

05/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Una de los grandes problemas en la productividad personal es no tener tiempo para las cosas importantes porque hay demasiadas cosas urgentes. ¿Qué pasaría si dejar de dar prioridad a las cosas urgentes y dedicas más tiempo a las cosas importantes? ¿Hay alguna relación entre estos dos tipos de tareas?

Cuando tu coche se avería y lo tienes que llevar al taller para que vuelva a funcionar, estás haciendo mantenimiento correctivo. Cuando, cada 15.000 km. o así, cambias el aceite de tu coche para evitar un fallo del motor, estás haciendo mantenimiento preventivo.

En el campo de la productividad personal, el problema es similar. Muchas veces estamos combatiendo pequeñas crisis y dedicando nuestro tiempo únicamente a resolver un problema que acaba de surgir para poder continuar. Lo solucionamos—aparentemente—y no nos damos cuenta de que este tipo de problema volverá a surgir y volverá a robarnos tiempo en otras muchas ocasiones.

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? Prepárate para ser más productivo

03/02/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

¡Enhorabuena! Has decido mejorar tu productividad personal — sino, no estarías leyendo este artículo. Seguramente has empezado con la lectura de algunas fuentes de información sobre el tema: artículos en los diarios, posts en blogs, una revista dedicada a la productividad e incluso has leído algún libro. Más que suficiente para tener algunas ideas sobre qué hacer para mejorar tu gestión del tiempo.

¿Ahora qué haces? Hay mil cosas en tu manera de vivir y trabajar que puedes cambiar y que según los gúrus te harán más productivo. ¿Por dónde empiezas? No puedes cambiarlo todo a la vez. ¿Qué es mejor: buscar un buen gestor de tareas, empezar con algunos trucos , utilizar un método sencillo de gestión del tiempo o esforzarte para implementar un método completo de productividad personal?

Cada persona es diferente en necesidades, en experiencia previa, en gustos, en disponibilidad y conocimiento de tecnología… Una de las razones por las que existe tanta literatu...

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? Mi caja de herramientas, edición 2015

28/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

En otoño del año 2013 publiqué una lista de las dispositivos, aplicaciones y servicios que uso para hacer mi trabajo. Siempre estoy afinando mi flujo de trabajo y a veces incorporo nuevas herramientas, así que publico una actualización de mi caja de herramientas.

Aviso importante: Las herramientas de esta lista son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar. No te aconsejo dejar tus herramientas actuales y utilizar las mismas que yo.

Dispositivos iMac de 21,5 pulgadas a 2,7 GHz con 16 Gb de memoria y un Fusion Drive de 1 TB. iPhone 6 de 64 GB, color plata. iPad 2 de 16 GB

(Sí, todos mis dispositivos son de la marca Apple. Creo en los beneficios de optar por una plataforma—Apple, Google o Microsoft—en lugar de dispositivos sueltos)

Administración ContaSimple es una aplicación web que uso para la contabilidad. Me permite entrar mis facturas, las facturas recibidas y mis gastos para generar informes y hacer las declaraciones a hacie...

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Saber dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí ?

27/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Palabras sabias de Jordi Sánchez:

Aunque no sepamos en un principio todos los pasos que tenemos que hacer, una meta no tiene porque tener todo el proceso definido, podemos empezar valorando cual es la primera acción que debemos hacer para llegar a ella y luego ir definiendo sobre la marcha las acciones: cuando hayamos hecho el primer paso, definimos el segundo y lo ejecutamos para ir avanzando día a día, paso a paso.

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Kanban: un sistema de organización visual ?

27/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

David Torné explico los principios de una herramienta de planificación muy útil, el Kanban:

Un Kanban es un método visual para organizar nuestro flujo de trabajo a través de un panel dividido en columnas donde distribuimos las tareas a realizar según su estado actual, siendo configuración básica es la siguiente:

Pendientes En curso Realizadas

Aunque hay personas que gestionan todas sus tareas en un Kanban personal, no soy partidario de este uso. Desde mi punto de vista, es una herramienta que sirve mejor para darte una visión general del estado de tus proyectos o para colaborar en un proyecto.

Yo uso los Kanban (no sé es la forma plural correcta de un Kanban) en estos dos formas. Tengo un Kansan con el estado de mis clientes de consultoría a distancia, donde puedo ver cuantos clientes van a tener su primera sesión y qué clientes están acabando las sesiones. También tengo algún Kanban compartido en Podio para gestionar las tareas de un proyecto en ...

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