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¿Qué significa ser una persona organizada? ?

27/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

A veces mis clientes me contactan porque quieren que les ayudo a ser más organizado. Mi respuesta habitual es explicarles que organizar es sólo uno de los cinco pasos del flujo de trabajo y que seguramente también tendremos que hablar de los demás pasos.

A parir de ahora, también voy a pasarles este post filosófico de José Miguel Bolivar:

La clave para ser una persona organizada reside en desarrollar el hábito de establecer relaciones entre significados y ubicaciones. La “basura” en un sitio, la “información” en otro, las “posibilidades” en otro, las “cosas que espero de otros” en otro y así sucesivamente. Uno de los motivos por los que la “lista única” que usan muchas personas es tan poco útil es porque la “lista única” es una lista desorganizada, ya que en ella suelen convivir una gran variedad de cosas con significados diversos.

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? Como manejar el estrés sin fallar en el intento

22/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Imagina que estas en una ciudad nueva debido a un viaje de negocios, regresas al hotel exhausto luego de una reunión muy estresante. Tu vuelo de regreso es a las 17:00 y justo después, tienes una cita con un cliente importante. El plan que tienes es, tomar un taxi. Aún no estás seguro de cuando tienes que dejar el hotel para llegar a tiempo. Después de planteártelo, decides tomar el taxi a la 13:00.

Toma I: Situación estresante

Como lo planeado, sales a tomar un taxi a la 13:00, cuando de pronto empieza a llover. Luego de una mañana estresante en la reunión, tu primera reacción respecto a la lluvia es negativa.

La lluvia complica la situación, por lo que luego de 10 minutos aún no hay ningún taxi disponible. Empiezas a estresarte cada vez más por el miedo de perder tu vuelo. Ya es demasiado tarde para cambiar de decisión y tomar el tren rumbo al aeropuerto.
Entras en un espiral de estrés y no haces más que reclamarte constantemente: “¿Por qué no revise el ...

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? 4 pasos para definir y planificar tus objetivos para 2015

22/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Antes de todo quiero desearte un feliz Año Nuevo.

Para la mitad de la población, el comienzo de un año nuevo es un buen momento para empezar de nuevo con el intento de mejorar la vida — la otra mitad de la población sigue el año escolar. Técnicamente, yo también pertenezco al grupo que trabajo en años naturales, aunque debido a mi tentación de procrastinar en realidad mi planificación anual siempre comienza en febrero.

La verdad es que no importa cuando haces tu planificación; lo importante es tener objetivos y avanzar cada semana. Este año he acabado mi planificación bastante temprano y en este texto quiero compartir el proceso que he seguido.

La base del plan

Un plan no se construye desde el vacío, habitualmente está basado en datos anteriores. En mi caso, he consultado los siguientes datos:

El plan del año 2014
Tengo como costumbre evaluar el año pasado en época de Navidad. Analizo mi progreso durante el año: ¿en qué momento del año he c...

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¿Qué harías si tuvieses dos horas más al día? ?

21/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Ruben Alzola nos hace una pregunta incómoda: “¿Qué harías si tuvieses dos horas más al día?”

Siempre digo, bromeando, que este blog lo leen personas que no lo necesitan porque el que más puede necesitarlo, está “demasiado ocupado” para pasarse. Bromas aparte, creo que hay algo de verdad en ello. La gente que se acerca a este blog, lee libros o asiste a formaciones de productividad personal (y lo hace por propia voluntad, no porque le manda su empresa) ya parten con la “ventaja” de querer mejorar, de estar automotivados. Y, ya se sabe, la mejor motivación es aquella que sale de uno mismo.

Es una interesante observación, que también he notado en mis cursos. Las personas que trabajan para mejorar si productividad personal son, en general, personas muy productivas.

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Tres mitos sobre GTD que hay que desterrar ?

21/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

A veces me asusta ver cuantas personas no entienden nada de GTD, aunque han leído el libro Getting Things Done, que no explica nada difícil.

Si tienes tu lista de tareas etiquetada por contextos no implica que ya estás haciendo GTD. Y la función de tu gestor de tareas para enseñarte las tareas para ‘Hoy’ tampoco tiene que ver con esta metodología.

Pero hay cosas peores que esto. Jerónimo Sánchez comparte tres mitos sobre GTD:

Lo que sucede es que, cuando nos damos cuenta de lo difícil que resulta desaprender viejos hábitos, y aprender hábitos nuevos, inmediatamente le echamos la culpa al que no puede hablar. Honestamente, ¡cuánto nos cuesta asumir nuestra responsabilidad en las cosas!

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Cómo marcar las tareas más importantes (TMI) para avanzar en tus proyectos ?

21/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hay personas que opinan que una lista con las 3 Tareas Más Importantes del día es incompatible con Getting Things Done. No obstante, incluso el propio David Allen utiliza a veces una lista de las TMI. Según él, lo importante es tener en cada momento justo la información necesaria a mano.

Jordi Sánchez nos explica cómo funciona esta lista para avanzar hacia tus objetivos:

Para poderlas fijar, es importante tener en cuenta cuales son nuestros principales proyectos, cuales consideramos más importantes y, dentro de esos, cuales tienen mayor necesidad de avanzar de forma programada antes de que sea demasiado tarde: sí, exactamente para eso nos sirve la revisión semanal de David Allen en GTD, para tener claro todo lo que tenemos en nuestras vidas y poder saber en qué debemos ir avanzando.

Si decides utilizar una lista con tus TMI, lo importante es que nunca puede reemplazar la lista de Próximas acciones de GTD, sino que es una herramienta adicional para poder enfocarte.

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Planificar + improvisar = un gran equipo ?

15/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Según Dwight Eisenhower, los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable. Es imposible e indeseable planificar cada minuto de tu día, porque siempre habrá imprevistos o emergencias. Además, los procesos creativos requieren también su tiempo. Por eso necesitas espacio en blanco en tu día.

Las personas que combinan bien planificación e improvisación, son personas capaces de conseguir más con menos esfuerzo. Porque saben adelantarse y prepararse, anticipar. Y a la vez saben “leer” el momento y sacar partido de él. Creo que es un punto súper interesante cuando de verdad buscas el trabajo inteligente.

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¿Conciliación? Seamos serios? ?

08/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

La pregunta sobre cómo conciliar la vida personal con el trabajo es una que casi siempre aparezca en mis cursos de productividad. Igual que Alberto Barbero opino que esta conciliación es una utopia.

el equilibrio entre lo profesional y lo personal funciona muy bien cuando no tienes que trabajar… y que más allá de esta situación tan particular los debates de moda no son serios. Entender el equilibrio vital/profesional solo en términos de horarios flexibles, casual fridays o permisos de paternidad… solo oculta la necesidad de una mirada más profunda. Y para ello lo primero que deberíamos hacer es tomar conciencia de la realidad: por un lado hay que reconocer que hay ciertas opciones que son incompatibles con la conciliación y por otro lado hay miles de personas que trabajan en algo que no les gusta

Tenemos que volver a aprender a ser flexibles, a seguir el ritmo natural. ¿Volver? Si, nuestros antepasados tampoco tenían horarios fijos y sabían compaginar el trabaj...

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El reto productivo de organizarse ?

08/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

En los últimos años he recibido muchas peticiones de personas que quieren que les ayudo a organizarse. Hasta ahora me ha costado explicarles que solo con una mejor organización no serán más productivos. Aunque importante, Organizarse sólo es un paso de un flujo de trabajo completo. A partir de ahora contestaré a estas solicitudes con este artículo de José Miguel Bolívar:

Para organizarse bien, antes es necesario hacer dos cosas: la primera de ellas es recopilar o capturar todo aquello que llama tu atención; la segunda es transformar lo que has recopilado o capturado, dotándolo de significado.

Cuando intentas organizar algo sin haberlo recopilado o capturado, la probabilidad de que finalmente no lo organices, o de que lo acabes organizando mal, es altísima. Del mismo modo, si intentas organizar algo sin saber qué significa exactamente para ti, tu cerebro se resistiría a hacerlo y muy probablemente no lo organizarás.

Lea el artículo en El Canasto &RightTe...

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Las listas GTD no son para gestionar proyectos ?

08/01/2015 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hace unos meses, Jerónimo Sánchez habló sobre la gestión de las acciones que forman parte de un proyecto, a raíz de una discusión sobre la herramienta Things:

Según el autor del post, el problema estriba en que Things debería permitir marcar qué tareas pueden llevarse a cabo en parelelo, y cuáles secuencialmente, de modo que las próximas acciones que no se pueden llevar a cabo todavía queden “ocultas” al consultar las listas contextuales correspondientes.

Leer eso fue más que suficiente para entender el verdadero problema del autor: estaba cayendo en un error de concepto muy común entre muchos de los practicantes de GTD —yo también cometí errores parecidos en su momento—, y es creer que nuestras listas de GTD son una herramienta para gestionar proyectos. ¡No lo son!

Jerónimo tiene razón: según la filosofía Getting Things Done, las listas de acciones deben contener sólo las próximas acciones del proyecto, es decir las acciones q...

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Tu calendario no es una lista de tareas ?

24/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hemos empezado un año nuevo y estrenamos calendario. Me parece un buen momento de hablar de la función del calendario: para qué sirve y para qué no. Francisco Sáez nos comparte 7 razones para no apuntar tareas en el calendario.

Cada herramienta está diseñada para un tipo de uso, y usar el email como sistema de organización personal es como usar un tenedor para cazar ballenas.

Utilizar el Calendario como lista de tareas es otro enfoque, tan malo como el anterior, que también nos ha dejado como legado el mundo corporativo.

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Inbox. El punto de entrada a Getting Things Done ?

24/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Caso todos los métodos de productividad tienen una cosa en común: todo empieza con capturar lo que recibes: tus emails, tus ideas, tus papeles, tus documentos… todo va en la bandeja de entrada. GTD no es diferente. David Torné explica en este post el rol de la bandeja de entrada en Getting Things Done.

Todo lo que permite registrar recopilar un nuevo input es un Inbox. De la bandeja sobre la mesa del despacho, el email hasta tu libreta de anotaciones, grabadora de notas de voz o los bolsillos dónde vas depositando tickets y otros papelitos. El objetivo es simplificar al máximo el sistema, reduciendo al mínimo el número de puertas de entrada a nuestro GTD.

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?Reunionitis?: cómo poner fin a ese cáncer para la productividad ?

24/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Una de las grandes causas de días poca productivivos son las reuniones. Tenemos demasiadas reuniones y las organizamos mala. Me gustan las reflexiones que hace José Mendiola sobre este tema.

¿Son realmente útiles las reuniones? La primera respuesta que nos llega a la cabeza es, sí, puesto que contribuyen a alcanzar consensos o a interactuar en equipo de una forma que de otra manera no sería posible. Se trata de un recurso útil pero tremendamente costoso: se bloquea la agenda por partida múltiple del recurso más caro de una empresa, el humano. Y es un mal, por desgracia, contagioso: al cabo de una semana, un directivo puede llegar a tener varias reuniones al día con todo el trajín que conllevan (agenda bloqueada, llamadas sin atender, trabajo acumulado…), y como hemos apuntado antes, con la falsa sensación de productividad.

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Devorando proyectos con GTD ?

24/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hoy comparto un excelente post de David Sánchez sobre el valor de la constancia y cómo Getting Things Done puede ayudar con esto.

Lejos de lo que pueda parecer, trabajar paso a paso, mordisco a mordisco y pulgada a pulgada, no es planificar en el sentido tradicional del término. […] Trabajar de esa manera es hacer un poco cada día, sin determinar exactamente cuánto hacer salvo un aproximado orden de magnitud que te ayude a saber cómo de bien o mal vas avanzando en tu resultado.

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25 ideas para aprovechar estas Navidades ?

23/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

¿Qué vas a hacer en Navidad? Berto Pena tiene algunas buenas ideas:

¡Que vienen las Navidades! Familia, compras, comidas, aglomeraciones… vaya agobio, ¿verdad? Bueno, también tiene su parte buena. O muy buena: el descanso, el tiempo libre, el estar con los tuyos y poder hacer cosas distintas.

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? Felices fiestas

20/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Voy a desconectar unos días para estar con las personas que quiero y para reflexionar y evaluar el año pasado. Recomiendo que hagas los mismo.

Felices fiestas

Imagen «Navidad-2014.jpg» cortesía de Shutterstock

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? Planifica el año 2015 con el Calendario Compacto de El Canasto

19/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Un poco más tarde de lo habitual, pero también este año continuo la tradición de publicar el Calendario Compacto.

El año 2014 casi ha acabado y creo que ya deberías estar mirando hacía el año nuevo. ¿Qué grandes proyectos quieres finalizar el año que viene? El Calendario Compacto es una las mejoras herramientas que conozco para planificar las grandes líneas del año que viene. Su diseño con todo el año en la barra lateral y muchísimo espacio para tus notas invita a crear este borrador del año 2015.

He publicado el calendario con los días festivos de España, Andalucia, Galicia, Madrid, Valencia, Cataluña, Barcelona y Lleida. Además hay calendarios para Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, México, Paraguay, Perú y Venezuela. Cada calendario está disponible como un fichero Excel que puedes adaptar y un fichero PDF que solo permite imprimirlo.

Adaptar el calendario compacto

El calendario de 2015 funciona con fórmulas que calculan la fecha...

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? Controla tu cerebro mientras trabajas y mejora tu concentración

18/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Hoy fue uno de esos días en el que el estrés estuvo a tope. Era justo la fecha límite para entregar un reporte, el cual he venido posponiendo durante varias semanas. Intenté concentrarme para lograr terminarlo lo más pronto posible, pero cada vez que empezaba a trabajar en el reporte, algo me distraía.

El teléfono sonó varias veces con llamadas urgentes, hubo momentos en los que compañeros del trabajo tocaban a la puerta, y para rematar las alertas del móvil por correos que responder no paraban de llegar. Mi estrés por acabar ese reporte solo se incrementaba cada vez más.

Decidí poner el letrero de “no molestar” fuera de la puerta, apagar el móvil e intentar concentrarme solo en terminar ese reporte.

Mi concentración no logro mejorar. Varios pensamientos daban vueltas en mi cabeza. Me acorde de la comida familiar pendiente, del regalo de Navidad para el intercambio, y del hambre que tenía en ese momento. Por más que trataba de concentrarme en ese report...

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? Regalos para personas altamente productivas

18/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

Admito que soy una persona muy difícil cuando se trata de regalos. Soy bastante minimalista y no me gusta tener muchas cosas. Además, prefiero herramientas de calidad; no me conformo con cualquiera cosa y habitualmente dedico bastante tiempo a investigar antes de comprar algo.

Si conoces personas como yo, seguramente tienes problemas para encontrar un regalo de navidad. Te ayudaré con mi lista de regalos productivos.

Libros de productividad Gestiona Mejor Tu Vida
El libro del experto español en productividad Berto Pena, quien explica sus giros para ser más eficaz. Getting Results the Agile Way
Este libro aún no ha sido traducido al castellano, pero es interesante porque explica una forma iterativa de mejorar la productividad. También lo puedes leer gratis online en GettingResults.com. Haz que funcione
El último —y mejor— libro sobre GTD de David Allen. Productividad personal en una semana
Pocos personas puedes explicar los principios de la pro...

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? Reciclando ideas y conceptos para volvernos más eficientes

17/12/2014 por Jeroen Sangers via El Canasto

No voy a hablar sobre cómo ayudar a salvar el planeta, ni he cambiado el enfoque del blog hacia el lado ambientalista. Es sólo que reciclar no sólo sirve para ayudar con el medio ambiente, también tiene efectos prácticos en el mundo de los negocios y en general en cualquier proyecto que emprendamos. Y no me refiero a reciclar en los términos convencionales que normalmente conocemos. Me refiero al reciclaje de ideas y de conceptos.

Las personas tienden a ser más pesimistas e inconformes de lo necesario. Y a veces esa inconformidad lleva a desaprovechar oportunidades y hace que se desechen conceptos, ideas y proyectos valiosos. ¿Por qué pasa esto? Porque la gente no sabe segmentar, no sabe “particionar”, y no tienen en cuenta la diferencia entre un proceso y un resultado. El hecho de que una situación determinada genere un resultado negativo o diferente al esperado no quiere decir que no haya generado valor o no contenga elementos valiosos. No se puede pretender ver sólo el bl...

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