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12 preguntas sobre las reuniones que conviene hacerse

15/07/2015 por Berto Pena via ThinkWasabi

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En toda nuestra vida tenemos miles de reuniones. Asistimos, las padecemos, nos quejamos, pero seguimos adelante con la siguiente… que será igual de mala o peor. ¡Hay tanto que ganar si se hacen bien! Pero hay que empezar el cambio. Hoy. Ahora.

A lo largo de mi carrera profesional he perpetrado montones de reuniones. Auténticos atentados contra la inteligencia y la productividad de los que asistían. Lo hice sin maldad, claro. Principalmente por falta de experiencia, por desidia, por mediocridad, y por desconocer lo que nos podían haber dado si se hubieran hecho bien.

Te invito a leer de un modo distinto esta lista de preguntas que viene a continuación. No las leas sin más. Intenta proyectarlas y contraponerlas con las reuniones que tienes cada día. Sé honesto. Sé brutalmente honesto…

1.

¿Por qué de entrada tienen que durar como mínimo una hora?
Un día serán 20 minutos; otro 45 minutos… La duración la ponen los contenidos y el formato, no una aplicación que de entrada te dice que durará 60 minutos.

2.

¿Por qué no llevamos un presupuesto y contabilidad de lo que nos cuestan las reuniones?
Convocar una reunión es gratis, pero celebrarla no. Al cabo del año la cifra que pagamos por todas ellas es astronómica. Y la paga un equipo, un departamento, una empresa.

3.

¿Por qué a más asistentes tenemos la sensación de que vamos a sacar más de la reunión?
Más personas significa más dificultad en el debate, más distracciones, decisiones más lentas… y sobre todo más personas alejadas de su mesa sin hacer su trabajo.

4.

¿Por qué los primeros minutos se despilfarran explicando el motivo de la reunión?
Con una buena convocatoria (agenda+objetivos+tareas previas) podemos empezar a abordar el problema desde el minuto 1.

5.

¿Por qué esperamos a los que llegan tarde, retrasando el inicio de la reunión?
Se premia al que lo hace mal, se penaliza al que estaba a la hora, y se altera el inicio y transcurso de la reunión.

6.

¿Por qué no se controla el tiempo de la reunión reloj en mano?
A más tiempo, reunión más larga y más cara. Y lo más importante: menos tiempo REAL de trabajo para todos los asistentes.

7.

¿Por qué aceptamos que alguien mire su Whatsapp o su Email mientras otro habla?
No es ya que sea una falta de respeto, sino una zancadilla a la reunión, su tiempo, sus objetivos, y su resultado final.

8.

¿Por qué al llenar nuestro calendario con reuniones nos sentimos bien?
Debería ser lo contrario, pues significa que esa semana te irás más tarde a casa… o que podrás hacer menos cosas.

9.

¿Por qué en una reunión tenemos la sensación de estar trabajando mucho?
En una reunión no se trabaja, se habla de trabajo. El trabajo es eso que físicamente se hace al salir de la sala.

10.

¿Por qué ningún jefe o directivo tiene reuniones para mejorar las reuniones?
En las empresas se habla mucho de trabajo, pero muy poco de cómo mejorar el trabajo.

11.

¿Por qué todo el mundo se queja de las reuniones y luego no hace nada por mejorarlas?
«Yo no soy jefe, a mí es que me convocan»; con ese pretexto ya tengo para tirar una temporada pero mientras sigo despotricando.

12.

¿Por qué muchas reuniones se mezclan con la comida?
Se termina hablando de todo menos del motivo de la reunión. Hacia el final, ya por el segundo plato, se tocan los temas de forma precipitada y chapucera.

Yo no me quedo con que la mayoría de las reuniones son un desastre. Tampoco con que «es difícil mejorarlas». Me quedo con que con poco que las mejoremos, la ganancia global es monumental. Claro que no son tantos los que lo ven y se lo toman en serio.

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